「OJT実施状況報告書は、人事担当者が訓練終了後にまとめて作ればよい」という理解は誤りです。2026年10月12日時点の現行様式第9号では、対象労働者本人がOJTの実施日ごとに、毎回の訓練終了後速やかに日誌欄を記載します。
日誌欄は本人による手書きまたはパソコン入力が可能ですが、受講者の証明欄は本人の直筆署名が必要です。受講率は「OJT受講時間数÷OJT総訓練時間数×100」で計算し、小数点以下を切り捨てます。原則として80％以上が助成対象の判断線です。
以下では、厚生労働省の令和8年度版・人材育成支援コース詳細版パンフレット59ページの記入例と、現行のOJT実施状況報告書（様式第9号）を基に、どの欄に何を書くかを順番に整理します。
様式第9号が必要になる4つの訓練
OJTを行った会社がすべて様式第9号を提出するわけではありません。人材開発支援助成金のうち、OFF-JTとOJTを組み合わせる次の訓練で使います。人材育成支援コースの3訓練に加え、人への投資促進コースでは情報技術分野認定実習併用職業訓練が対象です。
| コース | 様式第9号を使う訓練 | 主な訓練時間の条件 | 通常のOJT実施助成額 |
|---|---|---|---|
| 人材育成支援コース | 認定実習併用職業訓練 | 6か月以上2年以下、1年換算850時間以上、OJTは総訓練時間の20％以上80％以下 | 中小企業20万円、大企業11万円 |
| 人材育成支援コース | 有期実習型訓練 | 2か月以上、6か月換算425時間以上、OJTは総訓練時間の10％以上90％以下 | 中小企業10万円、大企業9万円 |
| 人材育成支援コース | 中高年齢者実習型訓練 | 2か月以上、6か月換算425時間以上、OJTは総訓練時間の10％以上90％以下 | 中小企業10万円、大企業9万円 |
| 人への投資促進コース | 情報技術分野認定実習併用職業訓練 | 6か月以上2年以下、1年換算850時間以上、OJTは総訓練時間の20％以上80％以下 | 中小企業20万円、大企業11万円 |
いずれもOFF-JTは1コース10時間以上が条件で、対象労働者はOFF-JTとOJTをそれぞれ原則80％以上受講する必要があります。金額は支給要件を満たした場合の制度上の通常額で、支給を約束するものではありません。賃金要件・資格等手当要件を満たす場合の加算もあるため、実案件では計画届提出時点のパンフレットを確認してください。
各コースの選び分けは人材開発支援助成金のコース一覧と申請の流れ、中高年齢者実習型訓練の対象者要件は中高年齢者実習型訓練の解説も参照してください。
誰がいつ書くかは「日誌」と「証明」で分ける
最も間違えやすいのは、作成者です。9欄の「実施内容等」は、OJTを受けた対象労働者が記載します。OJT指導者が作る指導記録でも、人事担当者が後から聞き取って整える報告書でもありません。
計画届・カリキュラム・対象労働者を確定
受講者本人が9欄を記載
3者が内容確認・証明
勤怠・ジョブ・カードと提出
9欄は毎回の訓練終了後に受講者本人が記載
現行様式の第2面には、9欄を「毎訓練終了後速やかに」対象労働者本人が記載するよう明記されています。手書きでもパソコンでも構いません。ただし、複数の受講者について同じ文章をコピーして一括作成する運用は避けてください。本人以外の作成が判明すると、該当受講者分はOJT実施助成だけでなく、OFF-JT部分を含む訓練全体が適正に行われていないものとして扱われます。
7欄の受講者証明は本人が直筆で署名
パソコン入力が認められているのは日誌の記載です。7欄（3）の受講者証明は、本人直筆の署名が必要です。「入力した氏名でよい」「会社が記名して押印すればよい」とは読まないでください。受講者が日別の内容を確認したうえで、確認年月日と氏名を自分で記載します。
2026年10月時点で日誌の固定文字数は公式に記載なし
「何文字書けばよいか」という一律の基準は、2026年10月12日時点で公式に記載なしです。重要なのは長さより具体性です。欄に収まらない場合は枠幅を広げるか、公式の継紙を使えます。ExcelやPDFを使う場合は、第2面の記載上の注意も含めて両面印刷します。
第1面の1欄から9欄までを順番に埋める
第1面は、計画届と対応させる上段、3者が確認する証明欄、日ごとの訓練内容を残す9欄に分けて見ると迷いません。
受付番号・コース名・受講者
OJT総時間・受講時間・受講率
3者証明・連絡先・資格確認
実施日ごとの時間・職務・内容・習得事項
1欄「職業訓練実施計画届の受付番号」
職業訓練実施計画届（様式第1-1号）に対応する受付番号を記載します。電子申請の番号や別コースの受付番号と取り違えないよう、受講者・コース単位で元資料を横に置いて転記します。
2欄「訓練コースの名称」
計画届に記載した訓練コース名をそのまま合わせます。社内で呼んでいる略称へ変更すると、計画届との対応が見えにくくなります。たとえば計画届が「未経験者向けプログラミング研修」なら、日誌だけ「新人IT研修」と省略しない方が安全です。
3欄「受講者氏名」
対象労働者ごとに1部ずつ作成します。複数人を1枚へまとめる様式ではありません。氏名は対象労働者一覧、雇用契約書、ジョブ・カードなどと同じ表記にそろえます。
4欄「OJTの総訓練時間数」
計画届に対応する総訓練時間数のうち、OJTの時間数を記載します。実際に受講した時間の合計ではなく、計画上のOJT総時間です。ここを実績時間に書き換えると、次の5欄と受講率の意味が崩れます。
5欄「OJTの受講時間数」
9欄④「支給対象受講時間数」を実施日ごとに合計して記載します。ただし、5欄の上限は4欄です。計画を超えてOJTを実施しても、5欄へ4欄を超える時間は記載しません。
6欄「OJTの受講率」
5欄を4欄で割り、100を掛けた割合を記載します。小数点以下は四捨五入ではなく切り捨てです。計算方法は次の節で具体例を示します。
7欄「OJTの実施及び受講の証明」
申請事業主、訓練責任者、受講者の3者が、それぞれ9欄を確認して証明します。同じ人が一括して埋める欄ではありません。確認日も各証明者が実際に確認した日を記載します。
8欄「業務独占資格」のチェック
理美容など、業務独占資格に係る業務を対象にOJTを実施する場合に使います。該当業務のOJTを始める前までに受講者が資格を取得している場合にチェックします。資格が関係しない訓練で、形式的にチェックする欄ではありません。
9欄「実施内容等」
日ごとに、①実施日・曜日、②OJT訓練指導者、③訓練場所、④支給対象受講時間数、⑤職務名、⑥訓練の具体的内容、⑦訓練により身についたことを記載します。指導者が複数なら、その日に指導した全員を記載します。場所は「社外」だけで終わらせず、「○○支店」「システム開発業務に関する取引先」など、実際の場所が分かるようにします。
OJT訓練日誌の記入例は「作業」と「学び」を分ける
厚生労働省の詳細版パンフレット59ページには、未経験者向けプログラミング研修の記入例があります。OJT総訓練時間数100時間、受講時間数95時間、受講率95％とし、職務名は「システム開発作業」、日別時間は7時間30分です。
公式例の特徴は、単に「システム改修をした」で終わらないことです。指導内容には、Webアプリケーションのどの機能をどう実装したか、どのファイルを使って画面レイアウトを変更したかまで書きます。「身についたこと」には、作業を完了した事実に加え、ユーザーにとって理解しやすい画面やファイルの可読性について学んだことを記録しています。
| 9欄の項目 | 不十分になりやすい例 | 具体化した記入例 |
|---|---|---|
| ⑤職務名 | 開発 | 事前提出カリキュラムと同じ「システム開発作業」 |
| ⑥訓練の具体的内容 | 昨日と同じ作業を行った | 顧客登録画面の入力チェック機能について、指導者のレビューを受けながらエラー表示の条件を修正し、テストデータで動作を確認した |
| ⑦身についたこと | 難しかった | 入力条件ごとにテストケースを分ける方法と、エラー発生時に利用者が修正箇所を特定できる表示の考え方を理解した |
上の具体例は、公式パンフレットが示す「作業内容と習得事項を分け、具体的に書く」という構造を、別のシステム開発業務に置き換えた記載例です。個別案件の支給を保証する記載見本ではありません。実際には、事前提出したカリキュラムと当日の事実に沿って、受講者本人が自分の言葉で記載してください。
受講率は日別の対象時間を積み上げて計算する
受講率の計算自体は簡単ですが、分子に入れる時間を誤りやすいので注意が必要です。9欄④へ入れられるのは、所定労働時間内にOJTを受けた時間です。時間外の訓練、受講者の出勤を確認できない時間、OJT指導者の出勤を確認できない時間は除外します。
95時間
100時間
95％
端数が出た場合は小数点以下を切り捨て
80％未満を「例外なく全額不支給」とは書けない
6欄が80％未満の場合、その受講者に係る経費助成、賃金助成、OJT実施助成は原則として支給されません。ただし、労働者都合の退職、事業主の責めによらない病気・けが、死亡、天災など、公式様式が列挙するやむを得ない理由に該当するときは、様式第5号の計算方法により支給される場合があります。事情がある場合は自己判断で時間を足さず、管轄労働局へ相談してください。
休憩・遅刻・早退は実際の受講時間へ反映する
9欄④には休憩時間を含めません。遅刻や早退、欠席でOJTを受けなかった時間も除きます。予定表の時間をそのまま転記するのではなく、対象労働者と指導者双方の勤怠記録に照らして実績を集計します。
申請事業主と訓練責任者は日誌の事実を確認して証明する
7欄（1）申請事業主の証明
申請事業主は、3欄の受講者に対して9欄のとおりOJTを実施したことを確認し、確認年月日、代表者役職名、氏名を記載します。日誌を作ったことではなく、記録されたOJTを実施した事実の証明です。
7欄（2）訓練責任者の証明
現行様式の記載上の注意では、受講者が所属する部署の所属長を訓練責任者としています。訓練責任者は、9欄に記録された内容が事実と相違ないかを確認し、年月日、役職名、氏名を記載します。日々指導したOJT訓練指導者と、7欄で証明する訓練責任者は、役割が同じとは限りません。
7欄（3）受講者の証明と連絡先
受講者は、日別に記載した指導者からOJTを受けたことと、9欄を本人が作成したことを確認して直筆署名します。連絡先には、労働局が日中に本人へ直接連絡できる電話番号を記載します。本人につながるのであれば事業所の番号でも差し支えないとされています。
労働局は、日誌の内容について受講者へ直接確認したり、複数回連絡が取れない場合に事業所を訪問して聞き取りを行ったりすることがあります。電子媒体で作成した日誌は、ファイルの作成環境等を確認される場合があるため、支給・不支給の決定まで保管します。
様式第15号・第16号と時間数を合わせる方法
様式第9号だけを見て書くと、計画届やカリキュラムとのずれを見落とします。有期実習型訓練では訓練カリキュラム（様式第15号）、中高年齢者実習型訓練では訓練カリキュラム（様式第16号）と照合します。
受付番号
訓練コース名
OJT総訓練時間数
OJT職務名
職務内容
時期・場所・指導者
1・2・4欄を計画届に対応
9欄⑤をカリキュラムから転記
日別④を5欄へ合計
1・2・4欄は計画届に対応させる
様式第9号の1欄、2欄、4欄は、様式第1-1号の受付番号、訓練コース名、総訓練時間数のうちOJTの時間数に対応させます。4欄を様式第15号・第16号から直接転記するという意味ではありません。計画届を基準にし、カリキュラム側のOJT計とも矛盾がないかを横並びで確認します。
9欄⑤の職務名はカリキュラムから転記する
有期実習型訓練は様式第15号、中高年齢者実習型訓練は様式第16号に提出したOJTカリキュラムの職務名を使います。認定実習併用職業訓練と情報技術分野認定実習併用職業訓練は、大臣認定を受けた教育訓練カリキュラムの職務名に合わせます。
日別の実績は9欄④から5欄へ積み上げる
カリキュラムの予定時間を5欄へ置くのではなく、所定労働時間内に実施し、勤怠で確認できる9欄④の時間を日別に合計します。予定と実績が異なる場合に、日誌の数字だけを計画へ寄せるのは避けてください。カリキュラム自体の変更が必要なら、変更届の対象かを申請先へ確認します。
計画届の記入方法は職業訓練実施計画届の記入例、使う様式の整理は人材開発支援助成金の申請書類・様式一覧で確認できます。
支給申請では勤怠とジョブ・カードも一緒に見る
様式第9号は、単独でOJTの実施を証明する書類ではありません。支給申請時には、対象労働者と指導者が同じ日時に勤務し、計画に沿ったOJTを行い、訓練後に能力評価を実施したことを、別の証拠書類と組み合わせて示します。
受講者本人の日別記録
始業・終業・休憩が分かる写し
訓練日の勤務実績が分かる写し
様式3-3-1-1で訓練成果を評価
OJT訓練指導者の出勤簿・タイムカード
認定実習併用、有期実習型、中高年齢者実習型では、指導者の出勤簿またはタイムカードの写し等を添えます。対象労働者の訓練受講日が属する賃金対象期間について、日ごとの始業時刻、終業時刻、休憩時間が分かる必要があります。
対象労働者本人の出勤簿・タイムカード
受講者本人の勤怠も共通の必要書類です。日誌に7時間30分と書いてあっても、本人の勤怠や休憩時間と整合しなければ、そのまま支給対象受講時間にはできません。日誌だけでなく、勤怠側の打刻漏れも先に点検します。
ジョブ・カード様式3-3-1-1
訓練終了後、ジョブ・カード様式3-3-1-1「職業能力証明（訓練成果・実務成果）シート（企業実習・OJT用）」で職業能力を評価し、その写しを添えます。日誌で毎日の学びを残し、ジョブ・カードで訓練全体の成果を評価する関係です。
提出は支給申請時
日誌はOJT実施日ごとに作成しますが、労働局へは支給申請書類として提出します。通常の支給申請期間は、計画届に記載した訓練終了日の翌日から2か月以内です。使用する様式は計画届提出時点のものとされているため、2026年10月12日時点の最新版を無条件に使うのではなく、案件の計画届提出日に対応する申請書類ページを確認してください。
支給申請書そのものの書き方は人材開発支援助成金の支給申請書記入例、OFF-JT側の報告はOFF-JT実施状況報告書の3つの要点で分けて確認できます。
差し戻しや算入除外につながりやすい不備
不備1：会社側が複数人の日誌をまとめて作る
❌ 人事担当者が指導者から内容を聞き、全受講者分を同じ文章で作成する
⭕ 各受講者が、毎回の訓練終了後に自分が受けた指導と身についたことを記載する
複数受講者の日誌が同一であることは、本人以外がコピーして作ったと疑われる例として公式様式に挙げられています。
不備2：「昨日と同じ」「難しかった」で終える
❌ 訓練内容を「加工業務を行った」、学びを「難しかった」とだけ書く
⭕ 使用した設備・資料、指導を受けた操作、完了した工程、できるようになったことを分けて書く
日々の文章がほぼ同じ場合、労働局から内容を確認され、重複部分が効果的な訓練ではないと判断されると助成対象として認められない場合があります。
不備3：予定時間を勤怠と照合せず記載する
❌ カリキュラム上の予定時間を毎日そのまま9欄④へ入れる
⭕ 受講者と指導者双方の始業・終業・休憩を見て、所定労働時間内の実施時間だけを記載する
時間外に行った時間や、出勤状況を確認できない時間は、支給対象受講時間へ算入できません。
不備4：カリキュラムと異なる職務名を書く
❌ 日誌ごとに「接客」「営業補助」「研修」など任意の呼び方へ変える
⭕ 大臣認定カリキュラム、様式第15号または様式第16号のOJT職務名を転記する
業務の実態が計画と変わった場合は、日誌の呼び方だけを合わせるのではなく、変更届が必要かを確認します。
不備5：署名と電子ファイルの保管を軽く見る
❌ 受講者証明を入力文字で済ませ、提出後に元の電子ファイルを削除する
⭕ 受講者本人が証明欄へ直筆署名し、電子媒体は支給・不支給決定まで保管する
日誌の本文と署名の字体が明らかに異なる場合も、本人以外の作成を疑われる例として示されています。
OJT実施状況報告書のよくある質問
Q1. OJT実施状況報告書は誰が書きますか？
対象労働者本人が、OJT実施日ごとに9欄を記載します。会社やOJT指導者がまとめて代筆する書類ではありません。申請事業主、訓練責任者、受講者は、訓練終了後にそれぞれ7欄を確認して証明します。
Q2. OJT訓練日誌はすべて手書きですか？
いいえ。現行様式では、9欄は受講者本人が手書きまたはパソコンで記載できます。ただし、7欄（3）の受講者証明は本人直筆の署名が必要です。
Q3. 受講率79.9％は80％として扱えますか？
扱えません。受講率は5欄÷4欄×100で計算し、小数点以下を切り捨てます。79.9％なら6欄は79％です。やむを得ない離職・病気・けが・死亡・天災等の公式列挙事由がある場合は例外的な計算があり得るため、管轄労働局または社会保険労務士へ相談してください。
Q4. 「昨日と同じ」と書いてもよいですか？
避けるべきです。公式資料は、何を指導され、何を使い、どこまで作業し、何を身につけたかが分かる具体的な記載を求めています。毎日ほぼ同じ文章だと、労働局から実施内容を確認される場合があります。
Q5. 様式9-1号・9-2号は現在も使いますか？
2026年10月12日時点の令和8年8月以降用ページでは、名称は「様式第9号」です。検索結果には旧年度の様式9-1号なども残っています。実際に提出する様式は、計画届提出時点に対応する厚生労働省の申請書類ページで確認してください。
Q6. 受講者と指導者の出勤簿は両方必要ですか？
はい。OJT関係書類として指導者の出勤簿またはタイムカードの写し等を添え、共通書類として対象労働者本人の勤怠も提出します。双方について日別の始業、終業、休憩が分かる状態にします。
Q7. 訓練場所が取引先でもOJTとして記録できますか？
場所だけで一律に決まるものではありません。親会社、子会社、請負先などで行う場合も、適格な指導者を対象労働者と同じ場所へ配置し、実施体制を整える必要があります。個別要件は計画段階で労働局へ確認してください。
Q8. 様式第9号はいつ提出しますか？
日誌はOJT実施日ごとに作成し、支給申請時に提出します。通常は訓練終了日の翌日から2か月以内が支給申請期間です。申請書類は計画届提出時点の様式を使うため、案件ごとに対応版を確認します。
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参考・出典
- 人材開発支援助成金 申請書類（令和8年8月～） — 厚生労働省（参照日：2026年10月12日）
- OJT実施状況報告書（OJT訓練日誌）様式第9号・人材育成支援コース — 厚生労働省、R8.4（参照日：2026年10月12日）
- OJT実施状況報告書（訓練日誌）様式第9号・人への投資促進コース — 厚生労働省、R8.4（参照日：2026年10月12日）
- 令和8年度版 人材育成支援コース詳細版パンフレット — 厚生労働省、記入例は冊子59ページ（参照日：2026年10月12日）
- 令和8年度版 人への投資促進コース詳細版パンフレット — 厚生労働省、記入例は冊子18ページ（参照日：2026年10月12日）
- 有期実習型訓練に係る訓練カリキュラム（様式第15号） — 厚生労働省、R8.4（参照日：2026年10月12日）
- 中高年齢者実習型訓練に係る訓練カリキュラム（様式第16号） — 厚生労働省、R8.4（参照日：2026年10月12日）
- 認定実習併用職業訓練（実践型人材養成システム） — 厚生労働省（参照日：2026年10月12日）
- 人材開発支援助成金 — 厚生労働省（参照日：2026年10月12日）
結論と次の一歩
OJT実施状況報告書は、訓練後の作文ではなく、計画したOJTがいつ、誰の指導で、どこで、何時間行われ、受講者が何を身につけたかを日ごとに残す証拠書類です。まず計画届・カリキュラム・勤怠の3点を並べ、様式第9号の受付番号、コース名、総時間、職務名が一致するか確認してください。
- 運用開始前：対象訓練に合う様式第9号と第2面の注意事項を取得し、受講者本人へ記載担当であることを説明する
- OJT実施時：毎回の終了後に、所定労働時間内の実績、具体的な指導内容、身についたことを本人が記載する
- 支給申請前：3者証明、受講率、双方の勤怠、ジョブ・カード、カリキュラムとの整合を一式で点検する
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執筆：株式会社Uravation 補助金ナビ編集部
この記事は補助金ナビ編集部がお届けしました。
免責事項
本記事は2026年10月12日時点の厚生労働省の公表資料に基づく一般的な参考情報です。制度内容、申請様式、必要書類は改正される場合があります。申請にあたっては、計画届提出時点に対応する厚生労働省の申請書類ページと管轄労働局の案内をご確認ください。助成金の支給は個別審査によって決まり、本記事は採択・支給を保証するものではありません。
