2026年11月5日時点で、年次有給休暇管理簿は労働基準法施行規則第24条の7が定める「時季、日数及び基準日（第一基準日及び第二基準日を含む。）を労働者ごとに明らかにした書類」です。労働者が請求して取った年休も、計画的付与の年休も、使用者が時季を指定して与えた年休も（法第39条第5項から第7項）、与えたときに作ります。決まった様式はなく、労働者名簿や賃金台帳とあわせて作ることも、必要なときにいつでも出力できる仕組みにしたうえでシステムで管理することもできます。保存期間は条文では「当該有給休暇を与えた期間中及び当該期間の満了後五年間」で、施行規則附則第71条により当分の間は「三年間」です（e-Gov法令検索「労働基準法施行規則」第24条の7・第55条の2・附則第71条、厚生労働省「年5日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説」6ページ）。
書き方で迷いやすいのは3点です。1つ目は何を書くかで、条文が求めるのは時季・日数・基準日の3項目ですが、基準日が2つある人は基準日を2つ書き、日数は基準日から1年以内の取得日数（基準日が2つある場合は1つ目の基準日から2つ目の基準日の1年後まで）を書きます。2つ目は様式で、厚生労働省の解説には労働者名簿や賃金台帳に表を足す例が、福井労働局には計画的付与・時間単位年休・年5日の時季指定に対応した参考様式（エクセル）と記載例があります。3つ目は年5日の取得との関係で、年10日以上の年休が与えられる人には基準日から1年以内に5日を取得させる義務（法第39条第7項）があり、管理簿の日数の欄を見れば足りない人が分かります。
最終更新：2026年11月5日。この記事は、労働基準法と労働基準法施行規則の条文（e-Gov法令検索）、厚生労働省の解説「年5日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説」（2023年2月版）と「働き方改革関連法のあらまし（改正労働基準法編）」、厚生労働省労働基準局「改正労働基準法に関するQ&A」（平成31年4月）、福井労働局の参考様式の案内と記載例を2026年11月5日に取得して読み、整理したものです。解説の付与日数の表と福井労働局の記載例の欄は、2026年11月5日時点で取得して数字と欄の名前を確認しました。
年次有給休暇管理簿とは｜施行規則第24条の7の書類
第24条の7の条文はこうです。「使用者は、法第三十九条第五項から第七項までの規定により有給休暇を与えたときは、時季、日数及び基準日（第一基準日及び第二基準日を含む。）を労働者ごとに明らかにした書類（第五十五条の二及び第五十六条第三項において「年次有給休暇管理簿」という。）を作成し、当該有給休暇を与えた期間中及び当該期間の満了後五年間保存しなければならない」。
この1文を分けて読むと、誰が・いつ・何を・どのくらい残すかが決まります。
| 条文の言葉 | 意味すること |
|---|---|
| 使用者は | 作る義務があるのは会社の側です。労働者が自分で付ける記録ではありません。 |
| 法第三十九条第五項から第七項までの規定により有給休暇を与えたとき | 第5項は労働者が請求した時季に与える年休、第6項は労使協定で時季を決める計画的付与、第7項は使用者が時季を指定して与える年5日の年休です。どの形で与えた年休でも、与えたときに管理簿を作ります。 |
| 時季、日数及び基準日（第一基準日及び第二基準日を含む。） | 書く項目はこの3つです。前倒しで付与した時の第一基準日・第二基準日も基準日として書きます（後述）。 |
| 労働者ごとに明らかにした書類 | 人ごとに分かる形にします。1枚に全員を並べた一覧でよいかは条文と解説に直接の記載が無いので、迷う場合は労働基準監督署か社会保険労務士に確かめてください。 |
| 作成し、当該有給休暇を与えた期間中及び当該期間の満了後五年間保存 | 作るだけでなく、与えた期間の間と、その期間が終わった後も残します。年数は附則で当分の間3年です（保存期間の節）。 |
出典：労働基準法施行規則第24条の7（e-Gov法令検索、参照日: 2026-11-05）。
年次有給休暇管理簿という名前は、労働基準法本体の第39条には出てきません。施行規則の第24条の7が書類の作成と保存を定め、その書類を第55条の2と第56条第3項で使う言葉として「年次有給休暇管理簿」と名付けています。厚生労働省の解説は、2019年4月から義務付けられた「年5日の年次有給休暇の確実な取得」の中のPoint5として、「使用者は、労働者ごとに年次有給休暇管理簿を作成し、3年間保存しなければなりません」と説明しています（解説6ページ。「3年間」は附則の経過措置どおりの年数です）。
第5項の年休は労働者が請求する時季に与えるのが原則で、事業の正常な運営を妨げる場合に他の時季に変える時季変更権があります。第6項の計画的付与は、労働者の過半数で組織する労働組合（ない場合は労働者の過半数を代表する者）との書面による協定で時季を決めるもので、日数のうち5日を超える部分が対象です。第7項の時季指定は、10労働日以上の年休が与えられる労働者に、基準日から1年以内の5日を使用者が時季を定めて与えるものです。福井労働局の参考様式の「指定区分」欄（本人指定・計画的付与・使用者指定）は、この3つの与え方を区別して残すための欄です。
書く3つの項目｜時季・日数・基準日
条文が求める3項目を、厚生労働省の解説が載せている例（労働者名簿または賃金台帳に表を追加する形）にあてはめると次のとおりです。
| 項目 | 解説の例での書き方 | 補足（解説の注記） |
|---|---|---|
| 基準日 | 年休を付与した日を書く（例の表では「2019/4/1」）。 | 基準日が2つ存在する場合には、基準日を2つ記載する必要があります。 |
| 日数 | 基準日から1年以内の期間に取得した年休の日数を書く（例の表では「18日」）。 | 基準日が2つ存在する場合には、1つ目の基準日から2つ目の基準日の1年後までの期間における取得日数を書きます。 |
| 時季 | 年休を取得した日付を1日ずつ書く（例の表では4/4（木）、5/7（火）…と並ぶ）。 | 取得日の変更があった場合は、管理簿を修正する必要があります（解説Q&A・Q16）。 |
出典：厚生労働省「年5日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説」6〜7ページ・22ページ（参照日: 2026-11-05）。例の日付は解説に載っている2019年の例です。
「日数」の欄は、付与した日数ではなく、取得した日数です。付与日数（10日・11日など）は条文の3項目に入っていませんが、残日数を出すには要るので、福井労働局の参考様式のように「前年度繰越分」「今年度付与分」の欄を足しておくと、年5日の確認と残日数の計算が同じ表でできます。
半日・時間単位で取った分の書き方
解説は、労働者が半日単位での取得を希望して時季を指定し、使用者が同意した場合は、1日単位の取得の阻害とならない範囲で半日単位の年休を与えられるとし、時間単位の年休は労使協定を結べば年に5日を限度に与えられると説明しています（解説4ページ）。Q&Aでは、労働者自ら半日単位の年休を取得した場合は取得1回につき0.5日として、使用者が時季を指定すべき年5日から控除できるとし、時間単位の年休は使用者の時季指定の対象にならず、労働者が自ら取得した場合もその時間分を5日から控除できないとしています（Q3）。
福井労働局の記載例では、半日の取得は「日数・時間数（実績）」の欄に0.5日と書いて備考に「半日取得」と添え、時間単位の取得は時間数で書いて「時間単位年休の取得時間及び換算日数」の欄で日数に換算しています。自社の表でも、半日は0.5日、時間単位は時間数と換算日数を分けて書いておくと、年5日の確認の時に時間単位の分を数えてしまう間違いを防げます。
決まった様式はあるか｜名簿・賃金台帳との兼用とシステム管理
年次有給休暇管理簿に、労働者名簿の様式第19号や賃金台帳の様式第20号のような定められた様式はありません。第24条の7が求めるのは、3項目を労働者ごとに明らかにした書類を作って保存することです。そのうえで、条文と解説は2つの作り方を認めています。
| 作り方 | 根拠 | 書かれていること |
|---|---|---|
| 労働者名簿・賃金台帳とあわせて作る | 施行規則第55条の2 | 「使用者は、年次有給休暇管理簿、第五十三条による労働者名簿又は第五十五条による賃金台帳をあわせて調製することができる」。解説の例も、名簿または賃金台帳に必要事項を盛り込んだ表を追加する形です。 |
| システムで管理する | 解説6ページ | 「必要なときにいつでも出力できる仕組みとした上で、システム上で管理することも差し支えありません」。 |
出典：労働基準法施行規則第55条の2（e-Gov法令検索、参照日: 2026-11-05）、厚生労働省「年5日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説」6ページ（参照日: 2026-11-05）。
エクセルの表や勤怠ソフトの画面で管理する場合に確かめたいのは「必要なときにいつでも出力できる」かどうかです。画面に残っているだけで印字も書き出しもできない、退職者の分が消える、前年度の分が見られない、という状態では、与えた期間中と満了後の保存ができません。人ごとに3項目を出せること、保存期間の分だけ残ることの2点を見ておきます。
福井労働局の参考様式と記載例
公的機関の様式として、福井労働局が「年次有給休暇の管理台帳（計画的付与・時間単位年休・年5日の時季指定に対応）」というページで、参考様式のエクセルと記載例のPDFを公開しています（福井労働局「年次有給休暇の管理台帳」）。記載例（PDF）の欄は、上段に雇入れ年月日・基準日・前年度繰越分・今年度付与分・合計・1日の所定労働時間・時間単位年休1日の時間数・労使協定で定める時間単位年休を認める日数・労使協定で定める計画的付与日数・部門名・氏名です。明細の欄は指定区分（本人指定・計画的付与・使用者指定）・取得する日時・請求・指定月日・使用者が時季変更した場合の日時・有給休暇の日数・時間数（実績）・残日数（時間数）・本人確認・備考です。下段には取得日数合計・年5日の時季指定義務を履行するための残日数・時間単位年休の取得時間及び換算日数・計画的付与日数の合計があります。記載例の説明によれば、実績を入力すると残日数が自動計算され、時季指定義務を履行した場合には「これ以上は使用者指定はできません」という表示が、労使協定で定めた計画的付与の日数を超えて取得しようとするとエラーの表示が出ます。
なお、勤怠管理のシステムを入れて年休の取得を進めたい場合、働き方改革推進支援助成金に労働時間短縮・年休促進支援コースがあります。対象になる取組や要件はコースごとに支給要領で決まっているので、働き方改革推進支援助成金の5コースの全体像と、AI勤怠を助成金で入れる時の進め方をあわせて読み、申請の前に支給要領で確かめてください。
年次有給休暇管理簿の記入例｜基準日が1つの想定例
ここからは書き方を想定例で示します。会社・労働者・日付・日数はすべて説明のための想定例で、実在の会社や人のものではありません。付与日数は労働基準法第39条の表の数字（6か月で10日、1年6か月で11日）を使っています。
想定例1は、2026年4月1日に入社した正社員（週5日勤務）で、法定どおり雇入れの日から6か月後の2026年10月1日に10日を付与した場合です。基準日は2026年10月1日で、年5日の義務の期間は2027年9月30日までの1年間です。
| 欄 | 想定例1の書き方 | 根拠 |
|---|---|---|
| 基準日 | 2026年10月1日 | 第24条の7（基準日）。法第39条第7項の基準日は、継続勤務した期間を6か月経過日から1年ごとに区分した各期間の初日です。 |
| 付与日数（任意の欄） | 10日 | 法第39条第1項。条文の3項目ではありませんが、残日数の計算に使います。 |
| 時季（取得した日付）と指定区分 | 2026年11月20日（本人指定）、2026年12月28日（計画的付与）、2027年1月5日（本人指定）、2027年3月19日（本人指定）、2027年5月14日（使用者指定） | 第24条の7（時季）。指定区分は福井労働局の参考様式の欄です。 |
| 日数（取得日数） | 5日 | 第24条の7（日数）。基準日から1年以内の取得日数です。 |
| 年5日の確認 | 5日に達しているので、これ以上の使用者の時季指定は要らず、することもできない | 法第39条第7項・第8項、解説6ページ。 |
出典：労働基準法第39条・労働基準法施行規則第24条の7（e-Gov法令検索、参照日: 2026-11-05）、厚生労働省の解説5〜7ページ（参照日: 2026-11-05）。日付と日数は想定例です。
想定例1で使用者指定の1日を入れたのは、2027年3月の時点で取得が4日にとどまっていたという想定です。解説は、基準日から一定期間が経過した時点で取得日数が5日未満の労働者に対して使用者から時季指定をする方法を紹介しています（解説13ページ）。時季指定をする時は、あらかじめ時季指定により年休を与えることを労働者に明らかにしたうえで時季の意見を聴き、その意見を尊重するよう努めます（施行規則第24条の6）。
入社6か月後の基準日と全社の基準日がずれる想定例
想定例2は、入社6か月後に10日を付与した後、翌年度からは全社で毎年4月1日に付与する会社の場合です。2026年4月1日入社、2026年10月1日に10日付与、2027年4月1日に11日付与とします。2027年4月1日は、法定の1年6か月の日（2027年10月1日）より前なので前倒しの付与にあたり、施行規則第24条の5第2項の第二基準日になります。
| 欄 | 想定例2の書き方 | 根拠 |
|---|---|---|
| 基準日 | 2026年10月1日と2027年4月1日の2つを書く | 第24条の7（第一基準日及び第二基準日を含む）、解説7ページの補足（基準日が2つ存在する場合は2つ記載）。 |
| 日数（取得日数）を数える期間 | 2026年10月1日から2028年3月31日まで（18か月） | 解説7ページの補足（1つ目の基準日から2つ目の基準日の1年後まで）。 |
| この期間に取得させる日数 | 7.5日以上（18÷12×5日）。解説は、労働者が半日単位の取得を希望し使用者がこれに応じた場合は「7.5日以上」、それ以外は「8日以上」としています | 施行規則第24条の5第2項（履行期間の月数を12で除した数に5を乗じた日数）、解説9ページ。 |
| 時季 | 18か月の間に取得した日付を1日ずつ書く | 第24条の7（時季）。 |
出典：労働基準法施行規則第24条の5・第24条の7（e-Gov法令検索、参照日: 2026-11-05）、厚生労働省の解説7ページ・9ページ（参照日: 2026-11-05）。日付は想定例、計算式は解説のものです。
解説は、2つの基準日のそれぞれから1年以内に5日ずつ取得させる扱いと、重複する期間を通じた期間に比例按分した日数（7.5日）を取得させる扱いの両方を認めていて、後者を「管理を簡便にするため」の方法として示しています（解説9ページ）。どちらで管理するかを決めたら、管理簿にも日数を数える期間が分かるように書いておきます。
年5日の取得とのつながり｜管理簿で足りない人を見つける
管理簿を付ける一番の目的は、年5日の取得が足りない人を期限の前に見つけることです。法第39条第7項と第8項を分けると次のとおりです。
| 項目 | 条文・解説の言葉 |
|---|---|
| 対象になる人 | 第1項から第3項までの規定により使用者が与えなければならない年休の日数が10労働日以上である労働者（第7項）。解説は、法定の付与日数が10日以上の労働者に限り、管理監督者や有期雇用労働者も含むとしています（5ページ）。 |
| いつまでに何日 | 基準日から1年以内の期間に、5日について、労働者ごとにその時季を定めることにより与える（第7項）。 |
| 5日から差し引けるもの | 第5項（労働者の請求）または第6項（計画的付与）で与えた年休の日数分（5日を超える場合は5日）については、時季を定めて与えることを要しない（第8項）。 |
| 差し引けないもの | 時間単位の年休と、会社独自の特別休暇は、年5日の対象にならず、取得しても5日から控除できない（解説4ページ・Q3・Q6）。Q6は、法定の年休の日数を上乗せするものとして取得の事由と時季を限定せずに与える休暇を、ここでいう特別休暇から除いている。 |
| 使用者が時季を指定する時 | あらかじめ時季指定により年休を与えることを労働者に明らかにしたうえで、時季について意見を聴き、聴いた意見を尊重するよう努める（施行規則第24条の6）。 |
| 指定だけでは足りない | 使用者が5日分の時季指定をしただけでは足りず、実際に基準日から1年以内に5日取得していなければ法違反として扱われる（解説Q10）。 |
出典：労働基準法第39条第7項・第8項、労働基準法施行規則第24条の6（e-Gov法令検索、参照日: 2026-11-05）、厚生労働省の解説4〜6ページ・20〜21ページ（参照日: 2026-11-05）。
パート・アルバイトも10日以上なら対象
所定労働時間が週30時間未満で、かつ週の所定労働日数が4日以下または年間の所定労働日数が216日以下の労働者には、年休の日数が所定労働日数に応じて比例付与されます（法第39条第3項、施行規則第24条の3、解説3ページ）。解説の表のうち付与日数が10日以上になる区分は、週4日の人の3年6か月以上（10日・12日・13日・15日）と、週3日の人の5年6か月以上（10日・11日）で、ここに当たる人は年5日の対象です。当年度の法定の付与日数が10日未満で、前年度から繰り越した分を足してはじめて10日以上になる人は対象になりません（解説Q4）。管理簿でパートの人の分を省いてしまうと、長く勤めている人が対象になった年に見落とします。
足りない人を見つける段取り
解説が実務対応編の「年5日の確実な取得のための方法」として示しているのは3つです。基準日にその年の年次有給休暇取得計画表を作る（12ページ）、基準日から一定期間が経過した時点（半年後など）で取得日数が5日未満の労働者に使用者から時季指定をする（13ページ）、労使協定で計画的付与の制度を使う（14ページ以降）。管理簿の日数の欄を基準日の半年後に見て、5日に満たない人を拾い出し、意見を聴いて残りの日数を指定する、という流れがこの3つに沿った形です。解説は、過去の実績を見て取得日数が著しく少ない労働者には基準日に時季指定をする方法も挙げています（13ページ）。
会社独自の特別休暇（たとえば子の看護や介護の休暇を有給にしたもの）は、ここで数える年休とは別です。解説Q6は、法定の年休とは別に設けられた特別休暇（法定の年休の日数を上乗せするものとして取得の事由と時季を限定せずに与えるものを除く）を取得した日数分は5日から控除できないとしています。有給の特別休暇を設ける時の助成金は子の看護等休暇の有給化の助成金にまとめていますが、管理簿の年5日の確認には足し込まないでください。
前倒しで与えた時の基準日｜第一基準日と第二基準日
入社と同時に年休を付与する会社や、全社の基準日を4月1日などにそろえる会社では、法定の基準日より前に年休を与えることになります。この時の扱いを施行規則第24条の5が定めていて、管理簿にはそこで出てくる第一基準日・第二基準日を書きます。
| 場面 | 施行規則第24条の5の言葉 | 解説のケース |
|---|---|---|
| 法定の基準日より前に10労働日以上を与えた | その日が「第一基準日」。第一基準日から1年以内に5日を時季を定めて与える（第1項）。 | ケース1。入社日に10日以上を付与したら、その日から1年以内に5日（8ページ）。 |
| 基準日または第一基準日から1年以内の日に、新たに10労働日以上を与えた | その日が「第二基準日」。基準日または第一基準日を始期とし第二基準日から1年を経過する日を終期とする履行期間の月数を12で除した数に5を乗じた日数を、履行期間中に時季を定めて与えることができる（第2項）。 | ケース2。18か月なら7.5日（9ページ）。 |
| 上の期間が過ぎた後 | 経過した日から1年ごとに区分した各期間の初日を基準日とみなす（第3項）。 | 翌年度以降は、その基準日から1年ごとに5日。 |
| 10労働日未満の日数を基準日以前に分けて与えた | 合わせて10労働日以上になる日までの特定日のうち最も遅い日を第一基準日とみなす。みなされた日より前に第5項・第6項で与えた日数分は時季指定を要しない（第4項）。 | ケース3。入社時に5日、3か月後に5日を付与したら、合計が10日に達した日が基準日。基準日より前に労働者が自ら取得した2日は5日から控除し、残り3日（10ページ）。 |
出典：労働基準法施行規則第24条の5（e-Gov法令検索、参照日: 2026-11-05）、厚生労働省の解説8〜10ページ（参照日: 2026-11-05）。
解説は、ケース3のように初年度に付与日数の一部を前倒しした場合、次年度以降の付与日も初年度と同じかそれ以上の期間、法定の基準日より繰り上げなければならないとし、その結果ケース2のような期間の重複が起きるので按分の扱いができると補足しています（10ページ）。前倒しの付与をしている会社は、管理簿の基準日の欄を1つにせず、第一基準日・第二基準日が書ける形にしておきます。
年次有給休暇管理簿の保存期間｜当分の間3年、原則は5年
保存期間は、施行規則第24条の7と附則第71条、第56条第3項をあわせて読みます。
| 条文 | 書かれていること |
|---|---|
| 施行規則第24条の7 | 当該有給休暇を与えた期間中及び当該期間の満了後五年間保存しなければならない |
| 施行規則附則第71条 | 第24条の7などの規定の適用については、当分の間、これらの規定中「五年間」とあるのは「三年間」とする |
| 施行規則第56条第3項 | 第56条第2項（記録に係る賃金の支払期日が起算日より遅い場合は、その支払期日を起算日とする）を年次有給休暇管理簿について準用する |
出典：労働基準法施行規則第24条の7・第56条・附則第71条（e-Gov法令検索、参照日: 2026-11-05）。
読み方はこうです。原則は5年、当分の間は3年です。数え始めるのは、年休を与えた期間が終わった時で、その期間中はもちろん残します。第56条第3項の準用は、賃金台帳と同じ考え方で、その記録に係る年休の賃金の支払期日が期間の満了の日より後になる場合はその支払期日から数える、という趣旨と読めます。自社の給与の締め日と支払日でどの日になるかに迷う場合は、労働基準監督署に確かめてください。
厚生労働省の解説の「3年間保存」（6ページ）は、附則第71条の経過措置どおりの年数で、条文の原則は5年です。労働者名簿や賃金台帳（法第109条の5年・附則第143条で当分の間3年）と同じ組み立てなので、社内の保存ルールには「原則5年・当分の間3年」と書いておきます。いつまで3年なのかは条文に期限がありません。
就業規則に書くこと｜使用者が時季指定をする場合
労働基準法第89条は、常時10人以上の労働者を使用する使用者に就業規則の作成と届出を義務付け、第1号で「始業及び終業の時刻、休憩時間、休日、休暇並びに労働者を二組以上に分けて交替に就業させる場合においては就業時転換に関する事項」を挙げています。解説はこれを受けて、休暇に関する事項は就業規則の絶対的必要記載事項なので、使用者による年休の時季指定を実施する場合は、時季指定の対象となる労働者の範囲及び時季指定の方法等について就業規則に記載しなければならない、としています（7ページ）。
解説が載せている規定例は次のとおりです。
（規定例）第○条
1項〜4項（略）（※）厚生労働省HPで公開しているモデル就業規則をご参照ください。
5 第1項又は第2項の年次有給休暇が10日以上与えられた労働者に対しては、第3項の規定にかかわらず、付与日から1年以内に、当該労働者の有する年次有給休暇日数のうち5日について、会社が労働者の意見を聴取し、その意見を尊重した上で、あらかじめ時季を指定して取得させる。ただし、労働者が第3項又は第4項の規定による年次有給休暇を取得した場合においては、当該取得した日数分を5日から控除するものとする。
出典：厚生労働省「年5日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説」7ページ（参照日: 2026-11-05）。解説が参照先として挙げるモデル就業規則は厚生労働省「モデル就業規則について」のページにあります。
管理簿そのものを就業規則に書くことは、条文も解説も求めていません。就業規則に書くのは時季指定の対象者と方法で、管理簿はその時季指定を含めて与えた年休を記録する書類です。常時10人未満の事業場は第89条の作成・届出の義務の対象ではありませんが、時季指定をどう定めるかは条文と解説に直接の記載が無いので、労働基準監督署か社会保険労務士に確かめてください。10人未満で就業規則を作っていない会社が助成金を申請する時に求められる申立書は就業規則の申立書（10人未満）の記入例で扱っています。
守らなかった時｜第119条・第120条の罰則
罰則は労働基準法の条文のとおりです。解説の表（7ページ）は改正前の「懲役」の言葉で書かれていますが、現行の第119条は「拘禁刑」です。
| 違反した規定 | 内容 | 罰則の条文 | 罰則 |
|---|---|---|---|
| 法第39条第7項 | 年5日の年休を取得させなかった場合 | 第120条第1号 | 三十万円以下の罰金 |
| 法第89条 | 使用者による時季指定を行う場合に、就業規則に記載していない場合 | 第120条第1号 | 三十万円以下の罰金 |
| 法第39条（第7項を除く） | 労働者の請求する時季に所定の年休を与えなかった場合など | 第119条第1号 | 六月以下の拘禁刑又は三十万円以下の罰金 |
出典：労働基準法第119条・第120条（e-Gov法令検索「労働基準法」、参照日: 2026-11-05）、厚生労働省の解説7ページ（参照日: 2026-11-05）。
解説は、罰則による違反は対象となる労働者1人につき1罪として扱われるが、労働基準監督署の監督指導では原則としてその是正に向けて丁寧に指導し改善を図ることとしている、と注記しています（7ページ・Q9）。また第121条は、違反行為をした者が事業主のために行為した代理人・使用人などの従業者である場合に、事業主にも罰金刑を科すと定めています（事業主が違反の防止に必要な措置をした場合を除く）。
管理簿を作らない、残さないこと自体についてはどうか。今回読んだ労働基準法の第119条・第120条の条文には施行規則第24条の7を直接挙げた号はなく、解説の罰則の表にも管理簿の行はありません。ただし、管理簿は年5日の取得（第39条第7項）を果たしたことを示す記録で、第120条第4号は労働基準監督官の臨検で帳簿書類の提出をしなかった者や虚偽の記載をした帳簿書類を提出した者を罰則の対象にしています。管理簿が無い、項目が欠けている、と気づいた時は、作っていない期間の扱いを含めて事業所を管轄する労働基準監督署に相談してください（厚生労働省「都道府県労働局（労働基準監督署、公共職業安定所）所在地一覧」）。
【要注意】年次有給休暇管理簿で読み違えやすい4点
1. 年5日の対象の人の分だけ作ればよい
❌ 付与日数が10日以上の社員だけ管理簿を作り、パートの分は作っていない。
⭕ 第24条の7は「法第三十九条第五項から第七項までの規定により有給休暇を与えたとき」に作ると定めています。第5項は労働者の請求で与える年休全般なので、条文の言葉では、付与日数が10日未満の人に年休を与えた時も対象と読めます。10日未満の人の分を省いてよいとする記載は、読んだ条文と解説にはありません。厚生労働省労働基準局「改正労働基準法に関するQ&A」（平成31年4月）の3-30は、法定の年次有給休暇が付与されるすべての労働者について最初の基準日から作成する必要があるとしています。
2. 出勤簿に取得日を書いていれば管理簿は別に要らない
❌ 出勤簿の備考に「有休」と書いているので、管理簿は作っていない。
⭕ 管理簿は時季・日数・基準日の3項目を労働者ごとに明らかにした書類です。取得日だけでは日数と基準日が分かりません。第55条の2が認めているのは労働者名簿・賃金台帳とあわせて作ることで、解説はシステム管理も必要なときにいつでも出力できる仕組みが条件としています。出勤簿に足す形にするなら、人ごとに3項目を出せるかを確かめてください。
3. パートは対象外
❌ 週4日勤務のパートは年5日の義務と関係ない。
⭕ 比例付与でも、週4日勤務で3年6か月以上、週3日勤務で5年6か月以上になると法定の付与日数が10日以上になり、年5日の対象です（解説3ページの表）。当年度の法定の付与日数が10日未満で、繰越分を足してはじめて10日以上になる人は対象外です（Q4）。
4. 保存は3年で終わり
❌ 解説に3年間と書いてあるので、保存期間は3年と決まっている。
⭕ 条文の原則は5年で、附則第71条により当分の間3年です。3年は経過措置なので、社内ルールには原則5年と書いておきます。
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よくある質問
年次有給休暇管理簿に決まった様式やフォーマットはありますか？
ありません。施行規則第24条の7は、時季・日数・基準日を労働者ごとに明らかにした書類を作って保存することを求めていて、様式は定めていません。労働者名簿や賃金台帳とあわせて作ることができ（第55条の2）、必要なときにいつでも出力できる仕組みならシステムで管理することもできます（解説6ページ）。
厚生労働省のエクセルや記入例はどこで見られますか？
厚生労働省の解説の7ページに、労働者名簿または賃金台帳に表を追加する例があります。エクセルの参考様式と記載例は、福井労働局の「年次有給休暇の管理台帳（計画的付与・時間単位年休・年5日の時季指定に対応）」のページに公開されていて、同じページから福井労働局の様式集（労働基準法関係）の項目（6）年次有給休暇にも案内があります。
手書きの管理簿でもよいですか？
条文は紙か電子かを定めていません。手書きでも、労働者ごとに時季・日数・基準日が分かり、与えた期間中と満了後の保存期間の分だけ残せていれば、条文の要件に合います。半日は0.5日、時間単位は時間数と換算日数を分けて書くと、年5日の確認で数え間違えません。個別の作り方で迷う場合は、労働基準監督署か社会保険労務士に確かめてください。
年次有給休暇管理簿の保存期間は何年ですか？
条文の原則は、年休を与えた期間中と、その期間の満了後5年間です（施行規則第24条の7）。附則第71条により当分の間は3年間です。厚生労働省の解説の「3年間」は、この経過措置どおりの年数です。
半日や時間単位で取った年休はどう書きますか？
福井労働局の記載例では、半日の取得は実績の欄に0.5日と書いて備考に半日取得と添え、時間単位の取得は時間数で書いて換算日数を別に集計しています。厚生労働省労働基準局「改正労働基準法に関するQ&A」（平成31年4月）の3-13は、管理簿の「日数」には半日単位で取得した回数と時間単位で取得した時間数を含めて、実際に取得した日数を書く必要があるとしています。年5日の確認では、労働者が自ら半日単位で取った分は取得1回につき0.5日として控除できますが、時間単位の分は控除できません（解説Q3）。
取得日が変わったら管理簿を直す必要がありますか？
あります。解説Q16は、使用者が時季指定した年休について労働者から取得日の変更の申出があった場合は再度意見を聴き、取得日の変更があった場合は年次有給休暇管理簿を修正する必要があるとしています。
年次有給休暇管理簿がないとどうなりますか？
管理簿そのものを挙げた罰則の号は、今回読んだ第119条・第120条の条文と解説の罰則の表にはありません。ただし管理簿は年5日の取得（第39条第7項・第120条で三十万円以下の罰金）を果たしたことを示す記録です。無いことに気づいたら、作っていない期間の扱いを含めて労働基準監督署に相談してください。
年次有給休暇管理簿を整える段取り｜作成から保存まで
- 労働者ごとに基準日を確かめる。法定どおりなら雇入れの日から6か月後、前倒しで付与している会社は第一基準日・第二基準日（施行規則第24条の5）。全社の基準日をそろえている会社は、入社年の人に基準日が2つあるかを見る。
- 表の欄を決める。条文の3項目（時季・日数・基準日）に、残日数の計算に要る付与日数と繰越分、指定区分（本人指定・計画的付与・使用者指定）を足す。福井労働局の参考様式を手本にすると漏れが出にくい。
- 年休を与えるたびに、取得した日付を1日ずつ書く。半日は0.5日、時間単位は時間数と換算日数を分ける。取得日が変わったら直す。
- 基準日の半年後などに日数の欄を見て、年10日以上の人で取得が5日未満の人を拾い出す。意見を聴いて残りの日数の時季を指定し、就業規則に時季指定の対象者と方法が書いてあるかも確かめる。
- システムやエクセルで管理する場合は、人ごとに3項目を出力でき、退職者や前年度の分も保存期間の分だけ残ることを確かめる。
- 年休を与えた期間中と、満了後は当分の間3年（原則5年）保存する。給与の支払期日が遅い場合の起算日（第56条第3項の準用）で迷ったら労働基準監督署に確かめる。
勤怠や休暇の管理の仕組みをAIやITツールで見直したい場合は、お問い合わせフォームからご相談いただけます（年次有給休暇管理簿の作成の代行はお受けしていません。管理簿は届け出る書類ではなく、作成して保存する書類です）。年休や労働時間の相談そのものは、労働基準監督署のほか、働き方改革推進支援センターでも社会保険労務士などの専門家が応じています（解説23ページ）。
参考・出典
- 労働基準法施行規則（第24条の3・第24条の5・第24条の6・第24条の7・第55条の2・第56条・附則第71条） — e-Gov法令検索（e-Gov法令APIで2026年11月5日に取得、参照日: 2026-11-05）
- 労働基準法（第39条・第89条・第109条・第119条・第120条・第121条・附則第143条） — e-Gov法令検索（参照日: 2026-11-05）
- 年5日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説（PDF・2023年2月版） — 厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署（3〜10ページ・12〜13ページ・20〜23ページ、参照日: 2026-11-05）
- 働き方改革関連法のあらまし（改正労働基準法編）（PDF・2020年3月版） — 厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署（「3．年5日の年次有給休暇の確実な取得（法第39条）」15〜21ページ、参照日: 2026-11-05）
- 改正労働基準法に関するQ&A（PDF・平成31年4月） — 厚生労働省労働基準局（福井労働局のページからリンク。3-13（36ページ）・3-30（42ページ）、参照日: 2026-11-05）
- 年次有給休暇の管理台帳（計画的付与・時間単位年休・年5日の時季指定に対応）・（福井労働局参考様式）年次有給休暇の管理台帳（記載例）（PDF） — 福井労働局（参照日: 2026-11-05）
- モデル就業規則について — 厚生労働省（参照日: 2026-11-05）
- 働き方改革推進支援センターのご案内 — 厚生労働省（参照日: 2026-11-05）
- 都道府県労働局（労働基準監督署、公共職業安定所）所在地一覧 — 厚生労働省（参照日: 2026-11-05）
この記事は補助金ナビ編集部がお届けしました。
免責事項
本記事の情報は2026年11月5日時点の法令（e-Gov法令検索）と厚生労働省・都道府県労働局の公表資料に基づく参考情報です。法令、経過措置、様式の扱いは変わる場合があります。個別の事案で年次有給休暇管理簿の作り方や保存の扱い、年5日の時季指定の運用に迷う場合は、事業所を管轄する労働基準監督署か社会保険労務士にご確認ください。本記事の情報に基づく手続きの結果について、当サイトは一切の責任を負いません。
