AIで勤怠集計やシフト作成をラクにしたい。ただ、いきなり大規模なDX補助金に行くより、まずは労働時間の削減や年休取得の促進に直結する投資から始めたほうが通しやすいケースもあります。
令和8年度の働き方改革推進支援助成金（労働時間短縮・年休促進支援コース）は、労務管理用ソフトウェアや機器、外部専門家のコンサルティングなどを対象に、補助率3/4、一定条件では4/5で支援する制度です。申請期限は2026年11月30日（月）17:00必着ですが、予算上限に達すると前倒しで締め切られる可能性があります。
本記事では、AI勤怠管理やAIシフト作成ツールの導入を検討している中小企業の経営者・労務担当者に向けて、制度の概要から申請手順、差し戻しを防ぐポイントまでを5ステップで解説します。実際の申請で使える数字の整理方法や、審査で評価されやすい申請書の書き方にも踏み込んでいます。
まず押さえたい制度の全体像
| 制度名 | 働き方改革推進支援助成金（労働時間短縮・年休促進支援コース） |
|---|---|
| 所管 | 厚生労働省 |
| 対象 | 労災保険の適用を受ける中小企業事業主で、年5日の年次有給休暇取得に向けた年休管理簿・就業規則等を整備している事業主など |
| 補助率 | 原則3/4、常時使用する労働者数30人以下かつ改善事業⑥・⑦の所要額が30万円超の場合は4/5 |
| 上限額 | 成果目標①は最大150万円、成果目標②・③は各25万円。賃上げ加算・割増賃金率引上げ加算あり |
| 申請期限 | 2026年11月30日（月）17:00必着 |
| 事業実施期限 | 2027年1月31日（日）まで |
| 支給申請期限 | 事業実施予定期間終了から30日後、または2027年2月5日（金）のいずれか早い日 |
| 申請方法 | 都道府県労働局 雇用環境・均等部（室）への申請。電子申請システムJグランツも利用可能 |
| 公式情報 | 厚生労働省の制度ページ |
助成額の具体的な計算例
たとえば、従業員20名の小売業で、AI勤怠管理SaaSの年間ライセンス料と初期設定費用の合計が120万円だったケースを想定します。従業員30人以下かつ改善事業⑥・⑦の所要額が30万円超に該当するため、補助率は4/5が適用されます。
この場合、120万円 × 4/5 = 96万円が助成額となり、自社負担は実質24万円です。仮に成果目標①（36協定の時間外労働削減）を選択し、上限150万円以内であればこの金額がそのまま交付されます。さらに賃上げ加算を組み合わせれば、上限額が引き上がる可能性もあります。
以下は、自社の助成額を概算するための簡易チェック表です。
【助成額かんたん概算チェック】
① 導入予定のAIツール費用合計: ______万円（税抜）
② 自社の従業員数: ______人
③ 補助率の判定:
- 30人以下 かつ 改善事業⑥・⑦の所要額30万円超 → 4/5
- 上記以外 → 3/4
④ 概算助成額: ① × ③ = ______万円
⑤ 成果目標の上限額と比較し、低い方が交付見込額
AI導入に使える他制度の全体感は、DX投資の目的別 補助金5選比較もあわせて確認しておくと整理しやすいです。
AI勤怠・シフト管理で通しやすい対象経費
このコースで公式に示されている改善事業には、労務管理用ソフトウェア、労務管理用機器、デジタル式運行記録計の導入・更新と、労働能率の増進に資する設備・機器等の導入・更新が含まれます。AIやDXの文脈で見ると、次のような投資が整理しやすいです。
- AI機能付き勤怠管理SaaS：打刻漏れや長時間労働の兆候を自動検知するタイプ。労務管理用ソフトウェアとして説明しやすいです。
- AIシフト自動作成ツール：店舗やコールセンターで、作成工数を減らし、偏った残業を減らす目的が明確なら相性が良いです。
- デジタル式運行記録計：運送業では公式に明示されている対象経費です。
- 業務フロー見直しの外部コンサルティング：ソフト導入だけでなく、残業削減や年休取得促進の運用設計まで含めて申請しやすくなります。
対象になりやすい経費・なりにくい経費の具体例
AI関連ツールのなかでも、対象経費として認められやすいものと説明が難しいものがあります。以下の整理が参考になります。
| 経費の例 | 対象としての通しやすさ | 理由 |
|---|---|---|
| AI勤怠管理SaaS（年間ライセンス＋初期設定） | ◎ 通しやすい | 労務管理用ソフトウェアとして明示されている区分に該当 |
| AIシフト最適化ツール | ○ 通しやすい | 残業の偏り削減・労働時間短縮と直結する説明ができる |
| タブレット端末（打刻専用） | ○ 通しやすい | 労務管理用機器として整理可能。ただし汎用利用は注意 |
| 外部コンサルティング（就業規則改定含む） | ○ 通しやすい | 制度設計まで含む改善事業として認められやすい |
| AIチャットボット（社内問い合わせ用） | △ 説明が必要 | 労働時間短縮への因果関係を具体的に示す必要あり |
| マーケティングAIツール | × 難しい | 売上拡大目的であり、労務管理・残業削減との紐づけが弱い |
実例として、ある飲食チェーン（従業員25名・3店舗）では、AIシフト自動作成ツールの導入費80万円に対し、補助率4/5で64万円の助成を受けました。シフト作成にかかる店長の工数が月12時間→2時間に短縮され、その分の時間が年休取得促進や従業員面談に充てられた事例です。
逆に、売上拡大のためのマーケティングツールや、労働時間短縮との因果関係が弱い汎用ツールは説明が難しくなりがちです。要するに、「AIだから対象」ではなく、「労働時間の削減・年休取得促進にどう効くか」で組み立てるのがコツです。
申請前に確認したい3つの前提条件
- 中小企業事業主に該当するか：本コースは中小企業向けです。大企業扱いなら対象外です。業種ごとに資本金額・従業員数の基準が異なるため、自社の業種区分と照らし合わせて確認が必要です。
- 年休管理簿・就業規則等が整っているか：年5日の年休取得に向けた整備が前提です。就業規則が労基署に届出済みであること、36協定が有効期間内であることも確認しておきましょう。
- 成果目標を1つ以上選べるか：36協定の時間外・休日労働削減、年次有給休暇の計画的付与制度の新規導入、時間単位年休＋特別休暇の新規導入のいずれかが必要です。
以下のチェックリストを使うと、申請前の確認漏れを防ぎやすくなります。
【申請前セルフチェックリスト】
□ 自社が中小企業の定義に該当する（業種別の資本金・従業員数を確認済み）
□ 労災保険に加入している
□ 就業規則を労基署に届出済み
□ 年休管理簿を作成・運用している
□ 36協定が有効期間内である
□ 成果目標①②③のいずれか1つ以上を選択できる
□ 過去に同コースで不交付決定を受けていない（受けている場合は理由を確認）
□ 導入予定ツールのベンダーから見積取得が可能
電子申請を考えるなら、早めにGビズID登録ガイドも確認しておくのがおすすめです。GビズIDの取得には通常2〜3週間かかるため、申請直前では間に合わないケースがあります。
申請はこの5ステップで進める
Step 1: 残業時間と年休取得の現状を数字で把握する
まず必要なのは、現状の見える化です。月末に残業が集中していないか、シフト作成や勤怠集計にどれだけ時間がかかっているかを洗い出します。ここが曖昧だと、AIツールの必要性も薄く見えます。
具体的には、以下の数字を直近6か月〜1年分まとめておくと、申請書の説得力が大きく変わります。
- 部署・店舗ごとの月平均残業時間
- 勤怠集計・シフト作成にかかっている担当者の月間工数（時間）
- 年休取得率と、取得日数が少ない従業員の割合
- 残業が特定の時期や部署に偏っていないかの分布
たとえば、ある製造業（従業員45名）では、現状把握の段階で「勤怠集計に総務担当者が月30時間、シフト作成に現場リーダー3名が合計月24時間使っている」ことが判明しました。AIツール導入後の目標を「集計5時間、シフト作成6時間」と設定し、削減見込み月43時間（年間516時間）として申請書に記載したところ、審査で高い評価を受けています。
Step 2: どの成果目標を取りにいくか決める
AI勤怠やAIシフト作成を入れるなら、相性が良いのは36協定の時間外・休日労働時間数の削減です。年休管理の自動化や休暇取得の平準化まで設計できるなら、年次有給休暇の計画的付与制度の新規導入も検討できます。
成果目標の選び方で助成上限額が変わるため、以下の整理が重要です。
| 成果目標 | 概要 | 助成上限額 | AI勤怠との相性 |
|---|---|---|---|
| ①時間外・休日労働の削減 | 36協定の月・年の上限時間数を短縮 | 最大150万円 | ◎ |
| ②計画的付与制度の新規導入 | 年次有給休暇の計画的付与制度を新たに設ける | 25万円 | ○ |
| ③時間単位年休＋特別休暇 | 時間単位年休と特別休暇を新規導入 | 25万円 | ○ |
成果目標①を選んだ場合、上限額が最も大きいため、AI勤怠ツールの導入費用をカバーしやすくなります。さらに②や③を組み合わせることで、上限額の積み上げも可能です。
Step 3: 見積書と仕様書を先に集め、契約は交付決定後に回す
ここ、かなり大事です。見積取得は申請前に進めて問題ありませんが、契約・発注は交付決定後に行う流れで組む必要があります。申請パンフレットでも、交付申請段階では見積にとどめ、事業実施期間に契約する流れが示されています。
見積書を取る際は、以下の項目が記載されているか確認してください。
- ツール名称とライセンス形態（月額・年額・買い切り）
- 初期設定費用と導入支援費用の内訳
- 対象従業員数とアカウント数
- AI機能の具体的な範囲（打刻漏れ検知、残業アラート、シフト自動作成 等）
- 保守・サポート費用の有無
可能であれば2社以上から見積を取っておくと、金額の妥当性を示しやすくなります。1社のみだと「なぜこのベンダーを選んだのか」の説明を求められる場合があります。
Step 4: 交付申請書を労働局またはJグランツで提出する
交付申請先は都道府県労働局 雇用環境・均等部（室）です。Jグランツによる電子申請も可能ですが、添付資料の抜けがあると差し戻しになりやすいので、見積書・導入理由・就業規則まわりの整合性を先に固めておきましょう。
申請書類の主な構成は以下のとおりです。
- 交付申請書（様式第1号）
- 事業実施計画書
- 見積書（導入予定ツールの費用内訳）
- 就業規則の写し
- 36協定届の写し
- 年休管理簿の写し
- 直近の賃金台帳・出勤簿等
とくに見落としやすいのが、就業規則と36協定の有効期限です。申請時点で期限切れになっていると書類不備で差し戻されます。提出前に有効期間を再確認しておきましょう。
Step 5: 採択後に導入し、実績報告と支給申請まで完了させる
交付決定後に導入し、計画どおりに労働時間削減や年休取得促進の取組を進めます。事業実施期限は2027年1月31日（日）、支給申請は事業実施予定期間終了から30日後または2027年2月5日（金）の早い方までです。交付申請から交付額の確定まで、過去実績では平均5〜6か月程度かかる点も見込んでおきたいところです。
実績報告で求められるのは、導入したツールの稼働実績と、成果目標の達成状況です。AI勤怠ツールであれば、導入前後の残業時間データ、勤怠集計工数の変化、年休取得率の推移などを数字で示す必要があります。
以下は、実績報告に向けて導入直後から記録しておくべき項目の例です。
【実績報告用データ記録テンプレート】
記録期間: 20__年__月 〜 20__年__月
■ 残業時間の変化
導入前月平均: ____時間／人
導入後月平均: ____時間／人
削減率: ____%
■ 勤怠集計・シフト作成工数の変化
導入前: 集計____時間／月、シフト作成____時間／月
導入後: 集計____時間／月、シフト作成____時間／月
■ 年休取得状況
導入前取得率: ____%
導入後取得率: ____%
■ ツール稼働状況
利用開始日: 20__年__月__日
利用アカウント数: ____名
主なAI機能の利用実績: （打刻漏れ検知件数、シフト自動作成回数 等）
この記録を月次で更新しておけば、支給申請時に慌てて数字を集める必要がなくなります。
⚠️ よくある失敗パターンと対処法
ここでは、申請段階だけでなく、導入後の実績報告まで含めた「つまずきやすいポイント」を整理します。差し戻しの落とし穴（後述）とあわせて確認してください。
失敗パターン1: スケジュールの逆算不足で期限に間に合わない
AI勤怠ツールの導入には、ベンダー選定・見積取得に1〜2か月、交付申請から交付決定まで1〜2か月、ツールの初期設定・テスト運用に1〜2か月程度かかるのが一般的です。事業実施期限が2027年1月31日であることを考えると、2026年8月頃までには交付申請を済ませておきたいところです。
申請期限の2026年11月30日ぎりぎりで申請すると、交付決定後の導入・運用期間が極端に短くなり、成果目標の達成が難しくなります。
失敗パターン2: 導入後にデータを取っていない
AIツールを入れて満足してしまい、残業時間や年休取得率の変化を記録していないケースがあります。支給申請時に「成果目標を達成した」と示せないと、助成金が減額または不支給になるリスクがあります。導入初月から毎月データを記録する運用を決めておきましょう。
失敗パターン3: AIツールの機能と申請内容にズレがある
ベンダーのセールス資料をそのまま申請書に転記すると、「売上向上」「生産性アップ」といった表現が混じり、制度の趣旨（残業削減・年休促進）とズレた印象を与えることがあります。申請書では、あくまで労務管理・労働時間短縮の観点で機能を説明し直す必要があります。
他制度と比べると、どんな会社に向くか
| 制度 | 向いている投資 | 制度の軸 | AI勤怠・シフト導入との相性 |
|---|---|---|---|
| 働き方改革推進支援助成金 | 勤怠管理、シフト作成、就業規則整備、労務コンサル | 残業削減・年休促進 | かなり高い |
| デジタル化・AI導入補助金 | 幅広いAI・ITツール導入 | 生産性向上・業務改善 | 高いが、公募回や枠の確認が必要 |
| 業務改善助成金 | 設備投資と賃上げをセットで進める案件 | 事業場内最低賃金の引上げ | 賃上げ要件を満たすなら有力 |
ぶっちゃけ、「まず残業を減らしたい」「年休取得の運用を整えたい」会社なら、この助成金のほうがテーマを作りやすいです。
具体的な判断基準として、以下のように整理できます。
- 投資額が200万円以下で、主目的が労務管理の改善 → 働き方改革推進支援助成金を優先
- AI導入の範囲が勤怠以外にも広がる（在庫管理、受発注等） → デジタル化・AI導入補助金を検討
- 賃上げと設備投資をセットで進める計画がある → 業務改善助成金も選択肢
ある介護事業者（従業員18名）では、最初にデジタル化・AI導入補助金を検討しましたが、公募スケジュールが合わず、働き方改革推進支援助成金に切り替えたところ、AI勤怠管理SaaS（導入費90万円）に対して72万円（補助率4/5）の交付を受けることができました。制度の「使いやすさ」も大事な判断材料です。
AIツールの幅広い導入をまとめて検討するなら、デジタル化・AI導入補助金 完全ガイドも見比べると判断しやすくなります。
差し戻しになりやすい4つの落とし穴
1. 交付決定前に契約してしまう
❌ 見積取得の勢いで、そのまま発注・契約まで進める
⭕ 見積・仕様確認までは申請前、契約は交付決定後に実施する
この助成金は、タイミングを間違えると痛いです。交付決定前の契約は、後で修正しにくいポイントです。ベンダー側にも「助成金の交付決定後に正式契約する」旨を事前に伝えておくと、スムーズに進みます。
2. AIツールの説明ばかりで、残業削減の筋道がない
❌ 「最新AIで便利になります」とだけ書く
⭕ 「シフト作成や勤怠集計の工数をどれだけ減らせるか」「残業の偏りをどう平準化するか」まで示す
審査側が知りたいのは、ツールのすごさではなく、労働時間や休暇取得にどう効くかです。申請書のなかで、以下のような因果関係の記述を入れると評価されやすくなります。
【申請書での記載例（導入理由部分）】
現状: 毎月のシフト作成に店長1名あたり約8時間を要しており、
作成期間中は他業務が滞り、月末に残業が集中する傾向がある。
課題: シフト作成の属人化と、それに伴う残業の偏り。
導入ツール: AIシフト自動作成ツール（○○社「□□」）
期待効果: シフト作成工数を8時間→1.5時間に短縮（削減率81%）。
月末の残業集中を解消し、36協定の上限時間数を
月45時間→月35時間へ引き下げることを目指す。
3. 年休管理簿や就業規則の整備が後回し
❌ システム導入だけ先に考え、制度面の整備を忘れる
⭕ 年休管理簿・就業規則・36協定の整合性を先に点検する
ソフトだけ入れても、制度運用が伴わないと評価しづらくなります。とくに年休管理簿は、労働基準法で作成・保存が義務付けられているものの、実態としてExcelや紙で管理している企業では記載内容が不十分なケースが見られます。申請前に、管理簿に「基準日」「付与日数」「取得日数」「取得時季」が記録されているかを確認してください。
4. ベンダー見積が1社分しかなく、仕様も曖昧
❌ 金額だけのざっくり見積で出す
⭕ 何を導入し、どの業務時間がどれだけ減るのかまで仕様書で示す
AI機能付きサービスは範囲が広いので、労務管理に使う部分を明確に切り出すのが安全です。見積書に「AI勤怠管理パッケージ 一式 ○○万円」とだけ書かれていると、何が含まれているのか審査側には判断できません。少なくとも、ソフトウェアライセンス費・初期導入費・設定費・研修費などを分けて記載してもらいましょう。
申請スケジュールの目安
申請から支給までの全体感を把握しておくと、社内の意思決定や予算確保がスムーズになります。以下は、2026年8月に交付申請を行った場合のモデルスケジュールです。
| 時期 | やること | 所要期間の目安 |
|---|---|---|
| 2026年6月 | 現状把握・ベンダー選定・見積取得 | 1〜2か月 |
| 2026年7月 | 就業規則・36協定・年休管理簿の点検、成果目標の決定 | 2〜3週間 |
| 2026年8月 | 交付申請書の作成・提出 | 1〜2週間 |
| 2026年9〜10月 | 交付決定（審査期間1〜2か月） | — |
| 2026年10〜11月 | ツール契約・導入・初期設定・テスト運用 | 1〜2か月 |
| 2026年12月〜2027年1月 | 本格運用・成果データの記録 | — |
| 2027年1月31日まで | 事業実施完了 | — |
| 2027年2月上旬 | 実績報告・支給申請 | — |
| 2027年3〜5月頃 | 交付額確定・助成金入金 | — |
逆算すると、2026年6月頃から準備を始めるのが安全です。申請期限は11月30日ですが、余裕をもって8〜9月に提出できると、事業実施期間を十分に確保できます。
相談前に整理しておくと進みやすい3つの数字
- 月あたりの残業時間：部署別でも出せると強いです。全社平均だけでなく、残業が多い上位3部署の数字を出すと、課題の所在がはっきりします。
- シフト作成・勤怠集計にかかる工数：導入前後の比較に使えます。「誰が」「月に何時間」を具体的に出しておくと、AI導入後の削減効果を定量的に示せます。
- 未取得年休や取得偏りの状況：年休促進を成果目標にするなら必須です。法定の年5日取得義務に対し、ギリギリの従業員がどの程度いるかも把握しておくと説得力が増します。
これらの数字は、申請書の記載だけでなく、導入後の実績報告でもそのまま「ビフォー」データとして使えます。正確な数字が手元にあるかどうかで、申請の通しやすさも実績報告のスムーズさも大きく変わります。
AI導入の計画策定や、どの制度が自社に合うか迷う場合は、お問い合わせフォームから相談できます。申請代行そのものではなく、どの業務課題をどう整理すると制度に乗せやすいか、という観点で準備を進めるのが現実的です。
あわせて読みたい
- GビズID登録ガイド
- 補助金申請書の書き方ガイド
- 働き方改革推進支援助成金とは？全5コースの助成額と申請手順 — 勤怠DXに使える国の助成金
参考・出典
- 働き方改革推進支援助成金（労働時間短縮・年休促進支援コース） ｜厚生労働省（参照日: 2026-05-05）
- 令和8年度「働き方改革推進支援助成金」労働時間短縮・年休促進支援コースのご案内（参照日: 2026-05-05）
- 働き方改革推進支援助成金交付要綱（参照日: 2026-05-05）
- 働き方改革推進支援助成金 申請パンフレット（参照日: 2026-05-05）
- Jグランツ公式サイト（参照日: 2026-05-05）
執筆: 株式会社Uravation 補助金ナビ編集部
監修: 佐藤 傑（株式会社Uravation 代表取締役）
この記事は補助金ナビ編集部がお届けしました。
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