2026年11月1日時点で、退職証明書は、辞めた社員が請求した時に会社が出す、在職中の使用期間・業務の種類・その事業における地位・賃金・退職の事由（解雇の場合はその理由を含む）を証明する書類です。会社は請求があれば「遅滞なく」交付しなければならず、書いてよいのは本人が請求した事項だけです（労働基準法第22条）。
離職票とは別の書類です。離職票はハローワークが交付する雇用保険の書類で、失業給付の手続きに使います。厚生労働省は、離職票を渡しても退職証明書を出したことにはならないと説明しています。労働基準法第22条に様式の定めはなく、厚生労働省は退職の事由に係るモデル様式を示しています。
確認日：2026年11月1日（公開予定：2026年11月2日）。この記事は、労働基準法と雇用保険法施行規則の条文（e-Gov法令検索）、厚生労働省の「確かめよう労働条件」のQ&A、都道府県労働局の様式、ハローワークと市の案内を読んで整理したものです。厚生労働省のモデル様式は厚生労働省のページから、大阪労働局・栃木労働局の様式は各労働局のページから、2026年11月1日に取得して確認しました。
退職証明書とは｜労働基準法第22条の証明と会社の交付義務
根拠は労働基準法第22条第1項です。条文は次のとおりです。
労働者が、退職の場合において、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金又は退職の事由（退職の事由が解雇の場合にあつては、その理由を含む。）について証明書を請求した場合においては、使用者は、遅滞なくこれを交付しなければならない。
読み取れるのは次の3つです。
- 出すきっかけは本人の請求。退職した社員全員に自動で出す書類ではありません。請求があった時に交付の義務が生じます。
- 書くのは会社。条文の「使用者」が交付します。本人が自分で作って会社の証明に代えるものではありません。
- 第22条に様式の定めはありません。条文は証明する事項を定めています。厚生労働省は「退職事由に係るモデル退職証明書」を参考として示しています（後述）。
何に使うかは本人に任されています。厚生労働省のQ&Aは、平成11年の通達（基発169号）を引いて「退職時の証明書の用途は、労働者に委ねられており、使用者の交付義務と関わらないもの」と説明しています（厚生労働省「確かめよう労働条件」Q&A「自己都合の退職の際、退職勤務証明書を請求できますか？」）。使い道は、会社の交付の義務とは関係しないという説明です。
同じQ&Aは、請求の回数に制限はないとも書いています。転職先と市区町村の両方に出すなどで2通目を頼まれた時も、同じように扱います。
退職証明書の記載事項｜5項目と「請求しない事項は書かない」
証明の対象は条文の5項目です。会社が足したい事項を書く書類ではありません。
| 条文の項目 | 公式の説明 |
|---|---|
| 使用期間 | 条文の証明事項の一つ。厚生労働省のモデル様式は退職の事由に係る様式で、使用期間の欄はない |
| 業務の種類 | 条文の言葉は「業務の種類」。今回確認した条文と公式案内では、具体的な書き方を確かめられなかった |
| その事業における地位 | 条文の言葉は「その事業における地位」。今回確認した条文と公式案内では、具体的な書き方を確かめられなかった |
| 賃金 | 条文の言葉は「賃金」。どの時点のどの範囲の額を書くかは、今回確認した条文と公式案内では確かめられなかった |
| 退職の事由（解雇の場合はその理由を含む） | 自己都合退職、勧奨退職、解雇、定年退職等、労働者が身分を失った事由。解雇の場合には解雇の理由も含む（平成11年基発45号ほか） |
出典：労働基準法第22条第1項、厚生労働省「確かめよう労働条件」Q&A、厚生労働省「退職事由に係るモデル退職証明書」。
本人が請求しない事項は書いてはいけない
第22条第3項は「前二項の証明書には、労働者の請求しない事項を記入してはならない」と定めています。厚生労働省のQ&Aは、請求された5項目は「必ず記載しなければならない」一方、請求されていない事項は書いてはならないとし、本人は書いてほしくない事項を請求せず、希望する事項だけの証明書を受け取れると説明しています。
たとえば本人が「使用期間と業務の種類だけ」と頼んだら、退職の事由や賃金は書きません。会社が親切のつもりで欄を全部埋めると、条文に反します。請求を受けた時に、どの項目が要るかを本人に確かめておくのが一番の予防です。
秘密の記号の禁止
第22条第4項は、会社があらかじめ第三者と謀り、労働者の就業を妨げることを目的として、国籍・信条・社会的身分・労働組合運動に関する通信をすること、証明書に秘密の記号を記入することを禁じています。
解雇理由証明書との違い｜第22条第2項
第22条第2項は、解雇の予告がされた日から退職の日までの間に、本人がその解雇の理由について証明書を請求した場合に、会社は遅滞なく交付しなければならないと定めています。退職証明書（第1項）との違いは次のとおりです。
| 項目 | 退職証明書（第1項） | 解雇理由証明書（第2項） |
|---|---|---|
| 請求できる時 | 退職の場合 | 解雇の予告がされた日から退職の日までの間 |
| 証明する事項 | 使用期間・業務の種類・地位・賃金・退職の事由のうち請求された事項 | その解雇の理由 |
| 交付しなくてよい場合 | 第22条第1項に、第2項ただし書のような例外はない。ただし、厚生労働省Q&Aは、第115条により請求権の時効は退職時から2年と説明 | 予告の日以後に本人が解雇以外の事由で退職した時は、その退職の日以後は交付を要しない（第2項ただし書） |
| モデル様式 | 退職事由に係るモデル退職証明書（厚生労働省） | 解雇理由証明書（東京労働局のモデル様式） |
出典：労働基準法第22条第2項、厚生労働省「確かめよう労働条件」Q&A「会社から解雇予告を受けました。解雇理由の証明書を請求できますか？」、東京労働局「解雇理由証明書」。
解雇の理由は具体的に書きます。厚生労働省のQ&Aは、就業規則の条項に当たることを理由とする解雇なら、その条項の内容と、条項に当たるに至った事実関係を書かなければならないとしています（平成15年基発1022001号）。予告期間中に請求を受けて交付しないまま期間が過ぎても、会社の交付の義務は残り、本人は改めて請求する必要はないとされています。予告期間中に請求せず解雇の日を過ぎた人は、第1項の退職証明書で解雇の理由を請求できます。
交付の期限と請求できる期間｜「遅滞なく」と退職から2年
条文の期限は「遅滞なく」です。何日以内という数字は条文にありません。厚生労働省のQ&Aは、請求された事項の事実を書いた証明書を遅滞なく交付して、はじめて労働基準法上の義務を果たしたことになるとしています。
退職の事由で会社と本人の見方が違う時について、同じQ&Aは、会社が自らの見解を書いて遅滞なく交付すれば法違反とはならないが、それが虚偽であった場合は義務を果たしたことにならないとしています。
請求できる期間は退職から2年
労働基準法第115条は、この法律の規定による賃金の請求権以外の「災害補償その他の請求権」は、行使できる時から2年間行わない場合に時効で消えると定めています。厚生労働省のQ&Aは、退職時の証明の請求権の時効をこの条文により「退職時から2年」としています。請求は退職と同時でなくてよいものの、2年を過ぎてからの請求では交付を受けられないこともある、という説明です。
あわせて期限がある「金品の返還」
退職の手続きで並んで出てくるのが第23条です。退職した人（権利者）の請求があれば、会社は7日以内に賃金を支払い、積立金・保証金・貯蓄金など労働者の権利に属する金品を返さなければなりません。争いがある場合は、異議のない部分をこの期間中に支払い、返還します。退職証明書の「遅滞なく」と違い、こちらは7日と日数が書かれています。
離職票との違い｜労働基準法の証明と雇用保険の書類
2つの書類は、根拠の法律も作る人も使い道も違います。
| 項目 | 退職証明書 | 離職票（雇用保険被保険者離職票） |
|---|---|---|
| 根拠 | 労働基準法第22条 | 雇用保険法施行規則第7条・第17条 |
| 作る・交付する人 | 会社（使用者） | 公共職業安定所長（ハローワーク）。会社が出す資格喪失届と離職証明書をもとに交付し、会社を通じて渡すことができる |
| 出すきっかけ | 本人の請求 | 会社は資格喪失届に離職証明書を添える。本人が離職票を希望しない時は添えないことができる（離職の日に59歳以上の人は除く） |
| 期限 | 遅滞なく | 会社の資格喪失届は、被保険者でなくなった事実のあった日の翌日から10日以内 |
| 主な使い道 | 本人に任されている（転職先への提出など） | 失業給付の手続きでハローワークに提出する |
出典：雇用保険法施行規則第7条・第17条、ハローワークインターネットサービス「雇用保険の具体的な手続き」、ハローワーク飯田橋「雇用保険手続きについて」。
厚生労働省のQ&Aは、離職票は公共職業安定所に提出する書類なので退職証明書に代えることはできず、離職票を交付しても会社の交付義務を果たしたことにはならない、本人は離職票とは別に退職証明書を請求できる、と説明しています。両方を頼まれたら、会社は退職証明書を交付し、離職票については資格喪失届と離職証明書をハローワークへ提出します。離職票はハローワークが交付し、会社を通じて本人へ渡すことができます。
会社がハローワークへ出す資格喪失届と離職証明書の書き方は、補助金ナビの「雇用保険の資格喪失届と離職証明書の書き方」にまとめています。
退職証明書は何に使うか｜転職先と国民健康保険の手続き
用途は本人に任されていて、会社の交付の義務とは関係しません（厚生労働省のQ&A）。公式の案内で確かめられた使われ方は次の2つです。
- 再就職先への提出。福島県労働委員会のQ&Aは、再就職先から採用に当たって前の勤務先の退職証明書の提出を求められた例を取り上げ、前の勤務先は発行しなければならないと答えています（福島県「個別Q&A11-(3) 退職時の証明書の交付」）。
- 国民健康保険の加入の手続き。金沢市の案内では、加入の手続きには健康保険の資格喪失証明書など、加入していた健康保険の資格喪失日を証明する書類が要ります。会社を退職した本人だけが加入する場合は、勤務先の退職証明書や雇用保険の離職票など、退職日を証明する書類でもよいとしています（金沢市「国民健康保険の加入手続きについて」）。
国民健康保険の窓口でどの書類を受け付けるかは、市区町村ごとに違います。金沢市の案内は扶養家族も加入する場合に別の書類を求めていて、退職証明書だけで足りるとは限りません。本人には、お住まいの市区町村の案内で確かめるよう伝えてください。家族を健康保険の扶養から外す時の会社の手続きは「被扶養者異動届の書き方」にまとめています。
失業給付（基本手当）の手続きでハローワークに出すのは離職票です（ハローワークインターネットサービス「雇用保険の具体的な手続き」）。退職証明書を離職票の代わりに出せるかは、今回確認したハローワークの案内では確かめられませんでした。離職票が届かない時は、住居地を管轄するハローワークに問い合わせるよう案内されています。
退職証明書の書き方｜厚生労働省のモデル様式の欄ごとに
厚生労働省のモデル様式は「退職事由に係るモデル退職証明書」という名前のとおり、退職の事由を証明する形です。使用期間・業務の種類・地位・賃金の欄はありません。本人がそれらを請求した時は、請求された項目だけを足して書きます。大阪労働局と栃木労働局も同じ内容の様式を「退職証明書」として載せています。
| モデル様式の欄 | 書くこと |
|---|---|
| 宛名（労働者名）殿 | 退職した本人の氏名 |
| 以下の事由により、あなたは当社を 年 月 日に退職したことを証明します | 退職日 |
| 年 月 日 | 証明書に記載する年月日 |
| 事業主氏名又は名称／使用者職氏名 | 会社名と、証明する人の役職と氏名 |
| ①〜⑦の退職の事由 | ①あなたの自己都合による退職（②を除く。）②当社の勧奨による退職 ③定年による退職 ④契約期間の満了による退職 ⑤移籍出向による退職 ⑥その他（具体的には ）による退職 ⑦解雇（別紙の理由による。）から、該当する番号に○を付ける |
| 別紙（解雇の理由） | ア 天災その他やむを得ない理由 イ 事業縮小等当社の都合 ウ 職務命令に対する重大な違反行為 エ 業務について不正な行為 オ 相当長期間にわたる無断欠勤をしたこと等勤務不良であること カ その他 から、該当するものに○を付け、具体的な理由等を（ ）の中に書く |
出典：厚生労働省「退職事由に係るモデル退職証明書」（平成11年基発81号で示された様式。欄の名前と①〜⑦・ア〜カは様式の言葉どおり）、大阪労働局「労働基準関係法令主要様式」、栃木労働局「退職時の証明（第22条）」。
様式の注意書きは2つです。該当する番号に○を付けること。解雇された労働者が解雇の理由を請求しない場合は、⑦の「（別紙の理由による。）」を二重線で消し、別紙は交付しないこと。第22条第3項の「請求しない事項は書かない」を、様式の上で守る仕組みです。
5項目を請求された時の想定例
以下は、本人が5項目すべてを請求した場合の書き方の想定例です。会社名・氏名・数字は架空で、実在の会社や人とは関係ありません。
| 項目 | 想定例の記入 |
|---|---|
| 使用期間 | 2021年4月1日から2026年10月31日まで |
| 業務の種類 | 経理事務（請求書の発行、入金の照合） |
| その事業における地位 | 管理部 経理課 主任 |
| 賃金 | 本人が請求した範囲（例：退職時の月給の額と内訳） |
| 退職の事由 | モデル様式の①に○（あなたの自己都合による退職） |
賃金についてどの時点・範囲を記載するかは、今回確認した条文と公式案内では確かめられませんでした。本人が求める範囲を確認し、その範囲の事実を記載します。虚偽の内容では労働基準法上の義務を果たしたことにならないと、厚生労働省Q&Aは説明しています。
退職した社員には、退職証明書のほかに源泉徴収票も渡します。書き方は「令和8年分 源泉徴収票の書き方」、退職金を払った時は「退職所得の源泉徴収票の書き方」にまとめています。
退職前に頼まれた時・退職から時間がたって頼まれた時
退職前に頼まれた時
第22条第1項の義務は「退職の場合において」の請求についてのものです。福島県労働委員会のQ&Aは「退職時の証明書は退職後においてのみ請求でき、請求できる期間は退職後2年間」と説明しています。退職日の前に頼まれた時に会社が任意で書類を出すことの扱いは、今回確認した条文と公式案内では確かめられませんでした。迷う時は、労働基準監督署か社会保険労務士に確かめてください。
解雇の予告を受けた人は別です。退職の日の前でも、第22条第2項で解雇の理由の証明書を請求できます（前述）。
退職から時間がたって頼まれた時
退職時から2年以内なら、第115条により請求できる期間の内です。回数の制限もありません（厚生労働省のQ&A）。何年も前の在職記録で答える場合に備え、使用期間や地位を確かめられる記録（労働者名簿・賃金台帳など）を保管しておくと、事実どおりに書けます。
会社が出さない時｜労働基準監督署と第120条の罰則
厚生労働省のQ&Aは、請求したのに交付されない場合は労働基準監督署に相談するよう本人に案内しています。罰則は条文で次のように定められています。
| 違反した規定 | 罰則の条文 |
|---|---|
| 第22条第1項から第3項まで（退職証明書・解雇理由証明書の交付、請求しない事項の記入の禁止） | 第120条第1号：30万円以下の罰金 |
| 第23条（金品の返還） | 第120条第1号：30万円以下の罰金 |
| 第22条第4項（あらかじめ第三者と謀り、就業を妨げる目的で、国籍・信条・社会的身分・労働組合運動に関する通信をすること、又は第1項・第2項の証明書に秘密の記号を記入すること） | 第119条第1号：6月以下の拘禁刑又は30万円以下の罰金 |
出典：労働基準法第119条・第120条（e-Gov法令検索、2026年11月1日取得）。
罰則があるかどうかより先に、会社の側でできることがあります。請求を受けた日と請求された項目を記録し、遅滞なく出すことです。退職の事由で本人と見方が違う時も、会社の見解を事実どおりに書いて交付すれば法違反とはならない、というのが厚生労働省のQ&Aの説明です。判断に迷う時は、遅滞なく交付できるよう、早めに労働基準監督署か社会保険労務士へ相談してください。
【要注意】退職証明書で読み違えやすい4点
1. 離職票を渡せば足りると考える
❌ 離職票を渡したので、退職証明書は出さなくてよい
⭕ 離職票はハローワークに出す書類で、退職証明書に代えることはできません。本人は離職票とは別に退職証明書を請求できます（厚生労働省のQ&A、平成11年基発169号）。
2. 請求されていない退職の事由まで書く
❌ 使用期間だけ頼まれたが、念のため退職の事由と賃金も書いておく
⭕ 本人が請求しない事項は書いてはいけません（第22条第3項）。請求された項目だけを書きます。
3. 解雇なら「解雇」と書けば足りると思う
❌ 解雇の理由を請求されたが、「解雇」とだけ書く
⭕ 解雇の理由は具体的に書き、就業規則の条項に当たることを理由とする時は、その条項の内容と当たるに至った事実関係を書きます（平成15年基発1022001号）。逆に、本人が解雇の事実だけを請求した時は理由を書いてはいけません（厚生労働省のQ&A）。
4. 決まった様式でないと出せないと思う
❌ 役所の様式が無いので出せない
⭕ 労働基準法第22条に様式の定めはありません。厚生労働省のモデル様式は参考として示されたもので、請求された事項を事実どおりに書いた証明書を、会社が作って交付します。
よくある質問
退職証明書と離職票は同じですか？
違う書類です。退職証明書は労働基準法第22条で会社が出す証明で、離職票は雇用保険法施行規則第17条でハローワークが交付し、失業給付の手続きで使います。離職票を渡しても退職証明書の交付義務は果たしたことになりません（厚生労働省のQ&A）。
退職証明書はどうやって発行するのですか？
本人から請求を受けたら、請求された項目を確かめ、会社が書いて交付します。労働基準法第22条に様式の定めはなく、厚生労働省のモデル様式を参考にできます。期限は「遅滞なく」です。
退職証明書は誰が作成するのですか？
会社（使用者）です。条文は「使用者は、遅滞なくこれを交付しなければならない」と定めています。
退職証明書は自分で作れますか？
条文上、退職証明書を交付するのは使用者（会社）です。本人は会社に請求します。会社が出さない時は、労働基準監督署に相談できます（厚生労働省のQ&A）。
退職証明書がなくても国民健康保険に加入できますか？
市区町村によって受け付ける書類が違います。金沢市の案内では、加入していた健康保険の資格喪失証明書などで手続きでき、本人だけが加入する場合は退職証明書や離職票など退職日を証明する書類でもよいとしています。お住まいの市区町村の案内で確かめてください。
退職証明書の代わりになるものはありますか？
何に代えられるかは、提出先が決めることです。国民健康保険の手続きなら市区町村、転職先なら転職先に、受け付ける書類を確かめてください。逆に、会社が離職票で退職証明書に代えることはできません。
退職してから何年後まで請求できますか？
厚生労働省のQ&Aは、労働基準法第115条により退職時から2年としています。回数の制限はありません。
退職証明書や離職票がもらえない時はどうすればよいですか？
退職証明書は労働基準監督署に相談します（厚生労働省のQ&A）。離職票は、住居地を管轄するハローワークに問い合わせるよう案内されています（ハローワークインターネットサービス）。
退職証明書を頼まれた時の会社の段取り
- 請求を受けた日と、本人が請求した項目（使用期間・業務の種類・その事業における地位・賃金・退職の事由）を記録します。解雇の理由を求められているかも確かめます。
- 請求された項目について、労働者名簿・賃金台帳など社内の記録で事実を確かめます。
- 厚生労働省のモデル様式などを参考に、請求された項目だけを書きます。請求されていない項目は書きません。
- 解雇理由が就業規則の条項に該当することを根拠とする場合は、その条項の内容と、該当するに至った事実関係を具体的に書きます。
- 年月日・事業主氏名又は名称・使用者職氏名を書き、遅滞なく本人に交付します。控えを残します。
- 離職票の手続き（ハローワーク）、健康保険の資格喪失の手続き、源泉徴収票の交付は別に進めます。
- 判断に迷う点は、遅滞なく交付できるよう、早めに労働基準監督署か社会保険労務士に確かめます。
前の勤務先の源泉徴収票が届かない時に転職先で困ることは「前職の源泉徴収票と年末調整」にまとめています。
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参考・出典
- 労働基準法（第22条・第23条・第115条・第119条・第120条） — e-Gov法令検索（参照日: 2026-11-01）
- 雇用保険法施行規則（第7条・第17条） — e-Gov法令検索（参照日: 2026-11-01）
- 自己都合の退職の際、退職勤務証明書を請求できますか？方法は？・会社から解雇予告を受けました。解雇理由の証明書を請求できますか？ — 厚生労働省「確かめよう労働条件」（退職の事由の意味、交付義務、離職票との関係、回数と時効、解雇理由の書き方、参照日: 2026-11-01）
- 退職事由に係るモデル退職証明書（PDF） — 厚生労働省（本紙①〜⑦・別紙ア〜カ・注意書き、参照日: 2026-11-01）
- 解雇理由証明書（PDF） — 東京労働局（参照日: 2026-11-01）
- 労働基準関係法令主要様式 — 大阪労働局（退職証明書・解雇理由証明書の様式、参照日: 2026-11-01）
- 退職時の証明（第22条） — 栃木労働局（参照日: 2026-11-01）
- 解雇理由・退職時の証明（第22条） — 和歌山労働局（参照日: 2026-11-01）
- 雇用保険の具体的な手続き — ハローワークインターネットサービス（離職票の受け取りと提出、参照日: 2026-11-01）
- 雇用保険手続きについて — ハローワーク飯田橋（喪失届・離職証明書の提出期限、参照日: 2026-11-01）
- 個別Q&A11-(3) 退職時の証明書の交付 — 福島県労働委員会事務局（2019年3月29日更新、参照日: 2026-11-01）
- 国民健康保険の加入手続きについて（PDF） — 金沢市（市区町村の案内の一例、参照日: 2026-11-01）
この記事は補助金ナビ編集部がお届けしました。
免責事項
本記事の情報は2026年11月1日に取得した法令、厚生労働省・都道府県労働局・ハローワーク・自治体の公表資料に基づく参考情報です。法令や運用は変わる場合があります。個別の事案で交付の要否や書き方に迷う時は、労働基準監督署や社会保険労務士にご確認ください。本記事の情報に基づく手続きの結果について、当サイトは一切の責任を負いません。
