2026年11月2日時点で、労働者名簿は、労働基準法第107条により使用者が事業場ごとに、日日雇い入れられる者を除く各労働者について作る帳簿です。書くのは氏名・生年月日・履歴と、施行規則第53条の性別・住所・従事する業務の種類・雇入の年月日・退職の年月日とその事由・死亡の年月日とその原因です。当分の間は、労働者の死亡、退職または解雇の日から3年間残します（e-Gov法令検索「労働基準法」、同「労働基準法施行規則」）。
様式は第19号ですが、これは「必要な事項の最少限度」を示したもので、横書きや別の書式を使っても構いません（施行規則第59条の2）。つまり、テンプレートを選ぶ話より、項目が欠けていないかの方が大事です。常時30人未満の事業で省けるのは「従事する業務の種類」の1項目だけで、ほかは省けません。
最終更新：2026年11月2日。この記事は、労働基準法と施行規則、労働者派遣法、雇用保険法施行規則の条文（e-Gov法令検索）、厚生労働省の様式と案内、労働局の資料を読んで整理したものです。2026年11月2日時点で条文と様式を確認しました。法律の当てはめに迷う時は、労働基準監督署か社会保険労務士に確かめてください。
労働者名簿とは｜第107条で事業場ごとに作る帳簿
第107条第1項は、使用者に「各事業場ごとに」「各労働者（日日雇い入れられる者を除く。）について」名簿を調製することを求めています。調製は、作って整えるという意味で読めば十分です。第2項は、記入した事項に変更があれば「遅滞なく訂正しなければならない」と定めています。作って終わりの帳簿ではありません。
「事業場」は会社全体のことではありません。大阪労働局の資料は、労働基準法の適用単位を「工場、支店等、場所的観念等で区分される事業単位」と説明しています（大阪労働局「労働基準関係法令のあらまし 令和8年3月版」）。支店や工場がある会社は、その単位で名簿を見られるようにしておく必要があります。
人数の下限は第107条にありません。社員を1人雇った時点で、対象になる労働者がいれば作ります。例外として、同居の親族のみを使用する事業と家事使用人には、労働基準法そのものが適用されません（第116条第2項）。
労働者名簿の記載事項｜法第107条と施行規則第53条の9項目
法律が3項目、施行規則が6項目を定めていて、合わせて9項目です。長野労働局の案内も同じ9項目で整理しています（長野労働局「労働条件整備ハンドブック」の該当部分）。
| 記載事項 | 根拠 | 条文の条件 |
|---|---|---|
| 氏名 | 法第107条第1項 | — |
| 生年月日 | 法第107条第1項 | — |
| 履歴 | 法第107条第1項 | — |
| 性別 | 規則第53条第1項第1号 | — |
| 住所 | 規則第53条第1項第2号 | — |
| 従事する業務の種類 | 規則第53条第1項第3号 | 常時30人未満の労働者を使用する事業では記入を要しない（同条第2項） |
| 雇入の年月日 | 規則第53条第1項第4号 | — |
| 退職の年月日及びその事由 | 規則第53条第1項第5号 | 退職の事由が解雇の場合は、その理由を含む |
| 死亡の年月日及びその原因 | 規則第53条第1項第6号 | — |
30人の判定で気をつけたいのは「常時」の部分です。条文に数え方の細かい定めはなく、今回読んだ資料の範囲では、繁閑のある会社の数え方までは確かめられませんでした。大阪労働局と長野労働局の案内は、この30人を事業場の単位で書いています。人数が30人前後で動く事業場は、最初から業務の種類を書いておくと迷いません。補助金で使う「常時使用する従業員」の数え方は常時使用する従業員とは？役員・パート・派遣の数え方にまとめていますが、これは中小企業庁の案内に基づく別の場面の話なので、そのまま名簿の30人に当てはめないでください。
様式第19号の欄ごとの書き方｜想定例つき
厚生労働省の様式第19号は1ページの縦書きで、欄は次の8つのまとまりです（厚生労働省「労働者名簿」様式（PDF））。「退職又は死亡」のまとまりは年月日と事由の2欄に分かれるので、下の表は9行です。表の右の列は説明のための想定例で、実在の人や会社のものではありません。
| 様式の欄 | 書くこと | 想定例 |
|---|---|---|
| 氏名 | 労働者の氏名 | （本人の氏名） |
| 生年月日 | 年月日 | 1990年4月1日 |
| 性別 | 性別 | 女 |
| 従事する業務の種類 | 担当する業務。常時30人未満の事業は記入を要しない | 営業事務 |
| 住所 | 現在の住所。変わったら遅滞なく訂正 | （現住所） |
| 雇入れ年月日 | 雇い入れた年月日 | 2024年4月1日 |
| 退職又は死亡｜年月日 | 退職または死亡の年月日。在職中は空いたまま | 2026年9月30日 |
| 退職又は死亡｜事由 | 退職の事由。解雇の場合はその理由も含める。死亡の場合はその原因 | 本人の申出による退職 |
| 履歴 | 履歴 | 2024年4月 入社・総務部／2025年4月 営業部へ配置換え |
住所や履歴などは、変更があれば遅滞なく訂正します（第107条第2項）。一番迷うのは履歴の欄でしょう。条文は「履歴」とだけ書いていて、何年分をどこまで書くかの細かい定めは、今回読んだ法令と厚生労働省・労働局の案内の範囲では確かめられませんでした。編集部の整理としては、入社前の職歴の概略と社内の異動を書いておくと、あとで経緯を追いやすくなります。書く範囲に迷う場合は、労働基準監督署か社会保険労務士に確かめてください。
退職の事由は、のちに本人から退職証明書を請求された時の内容と食い違わないように書きます。第22条第1項は、請求があれば退職の事由（解雇の場合はその理由を含む）などの証明書を遅滞なく交付するよう定めています。
パート・アルバイト・派遣の労働者名簿｜誰が作るか
第107条が対象から除いているのは「日日雇い入れられる者」だけです。パート、アルバイト、契約社員といった呼び名で外す規定はありません。新潟雇用労働相談センターの解説も「日々雇い入れられる労働者以外のすべての労働者」と書いています（新潟雇用労働相談センター「労働者名簿」）。
日雇いの人が続けて働く場合は、少し注意が要ります。賃金台帳（規則第55条）と解雇予告（法第21条）には「1か月を超えて引き続き使用」された時の定めがありますが、第107条と規則第53条に同じ書きぶりはありません。名簿の扱いを通達まで含めて読み切れてはいないので、日雇いの形で長く続けて使っている人がいる会社は、労働基準監督署に確かめてください。
派遣社員は、派遣元の会社の名簿に載る整理です。厚生労働省の業務取扱要領は、労働基準法の責任の分担を表にしていて、労働者名簿と賃金台帳を派遣元の欄に置いています（労働者派遣事業関係業務取扱要領 第8（令和8年10月1日適用版））。労働者派遣法第44条で派遣先を使用者とみなす規定の一覧にも、第107条は入っていません（e-Gov法令検索「労働者派遣法」）。
| 立場 | 作るもの | 根拠 |
|---|---|---|
| 派遣元 | 労働者名簿・賃金台帳・派遣元管理台帳 | 要領 第8の表、労働者派遣法第37条 |
| 派遣先 | 派遣先管理台帳 | 労働者派遣法第42条 |
派遣元は、労働者名簿・賃金台帳と派遣元管理台帳をあわせて作ることもできます（同要領 第6）。同要領は、2026年10月1日から令和8年10月1日適用版が適用されています（厚生労働省「労働者派遣事業関係業務取扱要領」）。
労働者名簿の保存期間｜当分の間3年と起算日
保存期間は2つの条文をあわせて読みます。第109条は「五年間保存しなければならない」と定め、第143条第1項は「当分の間」この五年間を「三年間」とすると定めています。厚生労働省のQ&Aも「経過措置として、当分の間は3年が適用されます」と説明しています（改正労働基準法等に関するQ&A（令和2年4月1日）Q2-1）。
いつから数えるかは施行規則第56条第1項第1号にあり、労働者名簿は「労働者の死亡、退職又は解雇の日」です。名簿を作った日でも、最後に書き直した日でもありません。在職中の人の分は、そもそも数え始まっていないことになります。まとめると、第109条の本則は五年間ですが、第143条第1項により当分の間は三年間で、起算日は死亡の日・退職の日・解雇の日のいずれかです。
「当分の間」がいつまでかは、条文に書かれていません。保存の年限を社内の決まりにしている会社は、3年で設定したまま忘れないよう、経過措置の変更に気づける形にしておくと安心です。
賃金台帳・出勤簿との関係｜法定三帳簿という呼び方
労働者名簿・賃金台帳・出勤簿をまとめて「法定三帳簿」と呼ぶことがありますが、これは通称です。条文の扱いは同じではありません。賃金台帳は第108条に定めがありますが、出勤簿の名前は第107条から第109条までの条文にはなく、厚生労働省のQ&Aでは第109条の「その他労働関係に関する重要な書類」の例として挙げられています。
| 帳簿 | 根拠 | 記入の時 | 保存期間の起算日 |
|---|---|---|---|
| 労働者名簿 | 法第107条・規則第53条 | 変更があれば遅滞なく訂正 | 労働者の死亡、退職または解雇の日 |
| 賃金台帳 | 法第108条・規則第54条 | 賃金支払の都度遅滞なく | 最後の記入をした日（賃金の支払期日の方が遅ければ支払期日） |
| 出勤簿 | 法第109条の重要な書類の例 | —（様式は任意・沖縄労働局の案内） | その完結の日（規則第56条第1項第5号。沖縄労働局の案内は労働者の最後の出勤日と説明）。賃金の支払期日の方が遅ければ支払期日（同条第2項） |
施行規則第55条の2により、年次有給休暇管理簿、労働者名簿、賃金台帳はあわせて作ることができます。1枚や1つのファイルにまとめる場合も、それぞれの記載事項がそろっていることが前提です。出勤簿の様式が任意であることは沖縄労働局管内（宮古労働基準監督署）の案内（PDF）にも書かれています。ただし、この案内の記入例は平成26年の日付で、保存期間は「3年」とだけあり、賃金の支払期日が遅い時の起算日（規則第56条第2項）も載っていません。
テンプレートの入手先と電子で作る時の要件
様式は厚生労働省の主要様式ダウンロードコーナーにPDFで載っています。根拠の欄には「労働基準法第107条（労働基準法施行規則第53条）」とあります。縦書きの様式を使わなくても、大阪労働局の資料のとおり「必要事項が記載されていればどんな様式でも構いません」。表計算ソフトで横に並べた一覧も、9項目がそろっていれば様式の点では差し支えないと読めますが、電子で作って残すなら、次の要件もあわせて満たす必要があります。
厚生労働省のFAQは、パソコン上で作成して保存するには、次のような要件を満たしていなければならないとしています（労務関係の書類をパソコンで作成して保存したいのですが、可能でしょうか。）。
- 法令で定められた要件を備え、画面に表示し印字できること
- 労働基準監督官の臨検時などに、直ちに必要事項が明らかにされ、提出できるシステムであること（臨検は、監督官が事業場などに立ち入って調べることで、第101条に定めがあります）
- 誤って消去されないこと
- 長期にわたって保存できること
「など」と書かれているので、この4つで全部とは読めません。なお、このFAQは第109条の保存期間を「3年間」と書いていますが、今の条文は五年間で、第143条第1項により当分の間は三年間です。
本社でまとめて管理する会社について、長野労働局の資料（PDF）は、事業場が複数ある会社も各事業場に労働者名簿と賃金台帳を備え付ける必要があるとしたうえで、本社等で一括してパソコンで作成・保存することは差し支えないが、閲覧・提出が必要な場合にデータを事業場ごとに取り出せるようなシステムにしておくことが必要だと書いています。佐賀労働局 武雄労働基準監督署の案内（PDF）も参考になります。賃金台帳についての案内ですが、平成7年3月10日付け基収第94号の運用上の注意点として、賃金台帳に法定記載事項を備え、各事業場ごとに賃金台帳を画面に表示し印字するための装置を備えつける等の措置が講じられていること、労働基準監督官の臨検時等に労働者名簿や賃金台帳の閲覧・提出等が必要な時に、直ちに必要事項が明らかにされ、写しを提出できるシステムであることを挙げています。電子署名や社外のサービスへの保管の扱いまでは、今回読んだ資料の範囲で確かめられなかったので、ここでは書きません。
作らない・残さない時｜第120条の罰金と監督官の臨検
第120条第1号は、第106条から第109条までの規定に違反した者を「三十万円以下の罰金」に処すると定めています。名簿を作らない（第107条）、残さない（第109条）のどちらも、この範囲に入ります。第121条には、違反した者が事業主のために行為した代理人・使用人その他の従業者である場合に、事業主にも罰金刑を科す定めがあります（事業主が違反の防止に必要な措置をした場合を除く）。
労働基準法の条文で、名簿を含む帳簿の提出を求められる場面として書かれているのは、労働基準監督官の臨検です。第101条第1項は、監督官が事業場に臨検し、帳簿及び書類の提出を求めることができると定めています。提出をしなかったり、虚偽の記載をした帳簿書類を出したりすると、第120条第4号の対象です。一方で、第107条に名簿を監督署へ届け出る定めはありません。作って手元に置き、求められたら出せる状態にしておく帳簿です。
ただし、雇用保険の届出では、名簿を添える場面があります。雇用保険法施行規則は、事業主として初めて資格取得届を出す時や、資格喪失届を出す時などに、労働契約に係る契約書・労働者名簿・賃金台帳など、事実とその年月日を証明できる書類を添えることを定めています（第6条第4項・第7条第1項。職業安定局長の定めにより添えないことができる定めもあります。e-Gov法令検索「雇用保険法施行規則」）。
入社から退職までの流れ｜名簿と他の手続き
名簿は単独で動くものではなく、入社や退職の手続きと同じ時に更新します。雇用保険の資格取得届や資格喪失届は別の届出で、名簿の代わりにはなりません。
| 時期 | 名簿でやること | 同じ時に動く手続きの例 |
|---|---|---|
| 入社 | 氏名・生年月日・履歴・性別・住所・業務の種類・雇入れ年月日を書く | 労働条件の明示、雇用保険の資格取得届、被扶養者異動届 |
| 在職中の変更 | 住所・業務の種類・履歴を遅滞なく訂正 | 年末調整の申告書で住所の変更に気づくこともある |
| 退職 | 退職年月日と事由を書き、その日から保存期間を数える | 雇用保険の資格喪失届、請求があれば退職証明書 |
【要注意】労働者名簿で読み違えやすい4点
日日雇い入れの除外を広げてしまう
❌ 短期のアルバイトや週1日のパートは名簿に載せなくてよい
⭕ 条文が除くのは「日日雇い入れられる者」だけ。短期や短時間という理由で除く規定はありません（第107条第1項）
30人未満なら丸ごと省けると思う
❌ 常時30人未満の会社は名簿が要らない、または項目を減らしてよい
⭕ 記入を要しないのは「従事する業務の種類」だけ（規則第53条第2項）。名簿そのものと残り8項目は必要です
退職したら捨ててよいと思う
❌ 退職者の分は退職と同時に削除する
⭕ 退職の日が保存期間の起算日です。当分の間は3年間残します（第109条・第143条第1項・規則第56条第1項第1号）
履歴書で代わりになると思う
❌ 入社時の履歴書をとじておけば名簿は要らない
⭕ 雇入れ年月日や退職の事由まで含めた項目がそろわなければ足りません。厚生労働省のQ&Aでも、履歴書は「雇入れに関する書類」の例として、労働者名簿とは別に挙げられています
よくある質問
労働者名簿とは何ですか？
労働基準法第107条で、使用者が事業場ごとに、日日雇い入れられる者を除く各労働者について作ることになっている帳簿です。
労働者名簿の必須項目は何ですか？
氏名、生年月日、履歴、性別、住所、従事する業務の種類、雇入の年月日、退職の年月日及びその事由、死亡の年月日及びその原因の9項目です。従事する業務の種類は、常時30人未満の労働者を使用する事業では記入を要しません。
労働者名簿のテンプレートは厚生労働省にありますか？
あります。主要様式ダウンロードコーナーに様式第19号のPDFが載っています。項目がそろっていれば、別の書式でも構いません（施行規則第59条の2）。
労働者名簿の記入例はありますか？
厚生労働省の主要様式ダウンロードコーナーの労働者名簿の欄に載っているのは、様式のPDFだけです。この記事の様式第19号の節に、説明用の想定例を載せています。実際の書き方に迷う欄は、労働基準監督署か社会保険労務士に確かめてください。
社員が1人だけでも作りますか？
第107条に人数の下限はありません。ただし、同居の親族のみを使用する事業と家事使用人には労働基準法が適用されません（第116条第2項）。役員など、労働者に当たるか迷う人については、第9条の定義をもとに労働基準監督署に確かめてください。
保存期間は5年ですか、3年ですか？
第109条の本則は五年間ですが、第143条第1項により当分の間は三年間です。起算日は労働者の死亡、退職または解雇の日です。
労働基準監督署へ提出するものですか？
第107条に届出の定めはありません。ただし、労働基準監督官は臨検の際に帳簿及び書類の提出を求めることができます（第101条第1項）。
会社で名簿を整える段取り
- 事業場ごとに、今いる労働者の一覧を出す（日日雇い入れの人の扱いを分けておく）
- 9項目の抜けを確かめる。常時30人未満で業務の種類を省くなら、人数が増えた時に誰が気づくかを決めておく
- 様式第19号か自社の書式を決める。電子なら、FAQの要件（法令の要件を備えた表示・印字、すぐ提出できること、消えないこと、長く残せることなど）を確かめる
- 入社・異動・住所変更・退職の手続きの中に、名簿の更新を入れる
- 退職などでいなくなった人の分を、退職の日・解雇の日・死亡の日から当分の間3年間残す。消す前に起算日を確かめる
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参考・出典
- 労働基準法（第9条・第21条・第22条第1項・第101条第1項・第107条〜第109条・第116条第2項・第120条第1号と第4号・第121条・第143条第1項） — e-Gov法令検索（参照日: 2026-11-02）
- 労働基準法施行規則（第53条・第54条・第55条・第55条の2・第56条・第59条の2・様式第19号） — e-Gov法令検索（参照日: 2026-11-02）
- 労働者派遣法（第37条・第42条・第44条） — e-Gov法令検索（参照日: 2026-11-02）
- 雇用保険法施行規則（第6条第4項・第6項、第7条第1項・第6項） — e-Gov法令検索（参照日: 2026-11-02）
- 主要様式ダウンロードコーナー・労働者名簿 様式（PDF） — 厚生労働省（参照日: 2026-11-02）
- 労務関係の書類をパソコンで作成して保存したいのですが、可能でしょうか。 — 厚生労働省 FAQ（参照日: 2026-11-02）
- 改正労働基準法等に関するQ&A（令和2年4月1日）Q2-1 — 厚生労働省労働基準局（参照日: 2026-11-02）
- 労働者派遣事業関係業務取扱要領（令和8年10月1日適用版）の第8・第6 — 厚生労働省（参照日: 2026-11-02）
- 労働基準関係法令のあらまし 令和8年3月版（41 労働者名簿及び賃金台帳の調製と記録の保存） — 大阪労働局（参照日: 2026-11-02）
- 労働条件整備ハンドブック（3 労働者名簿・賃金台帳） — 長野労働局（参照日: 2026-11-02）
- 労働者を雇用したら帳簿などを整えましょう（PDF・記入例は平成26年） — 沖縄労働局 宮古労働基準監督署（参照日: 2026-11-02）
- 賃金台帳を事業場ごとに調製していますか（PDF） — 佐賀労働局 武雄労働基準監督署（参照日: 2026-11-02）
- 「労働者名簿」（2018年3月19日のコラム） — 新潟雇用労働相談センター（参照日: 2026-11-02）
この記事は補助金ナビ編集部がお届けしました。
免責事項
本記事の情報は2026年11月2日時点の法令と厚生労働省・労働局の公表資料に基づく参考情報です。法令や様式の扱いは変わる場合があります。個別の当てはめは、労働基準監督署や社会保険労務士にご確認ください。本記事の情報に基づく手続きの結果について、当サイトは一切の責任を負いません。
